Officemanager

Bij Seeder De Boer  & Hieroo gebeurt veel. Collega's werken aan uitdagende opdrachten, er start een nieuwe groep trainees, trainingen worden georganiseerd en belangrijke offertes worden klaargemaakt voor opdrachtgevers. Kortom, er is altijd wel iets in beweging. Achter die levendige en ondernemende omgeving staat een hecht supportteam dat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Voor dat team zoeken we een nieuwe collega.

Iemand die energie krijgt van organiseren, schakelen en samenwerken en die graag het verschil maakt achter de schermen. Spreekt dit jou aan? Dan komen we graag met je in contact.

Als Officemanager ondersteun je collega's, partners en directieleden bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat afspraken, documenten en activiteiten goed worden geregeld. Daarbij schakel je dagelijks met collega's, partners, leveranciers en bezoekers.

• Het beheren en coördineren van agenda's van partners en directieleden. Daarbij ondersteun je één van onze Management teams.

• Het ondersteunen bij de organisatie van trainingen, bijeenkomsten en interne evenementen.

• Het ontvangen van bezoekers en zorgen voor een gastvrije en opgeruimde kantooromgeving.

• Het opstellen en verzorgen van correspondentie en het voorbereiden, redigeren en opmaken van offertes, presentaties en andere zakelijke documenten.

• Het ondersteunen bij en notuleren van vergaderingen en uitwerken van bijbehorende acties.

• Het ondersteunen van collega's bij uiteenlopende organisatorische en facilitaire vraagstukken.

• Het beantwoorden van vragen van opdrachtgevers, sollicitanten, leveranciers en collega's. Je bent voor veel mensen het eerste aanspreekpunt binnen onze organisatie;

• Het zelfstandig oppakken van werkzaamheden die bijdragen aan een soepel verloop van de dagelijkse kantoororganisatie.

• Het afstemmen met leveranciers en andere externe partijen.

Vanuit deze rol werk je met vrijwel alle onderdelen van de organisatie samen. Je bent betrokken bij uiteenlopende processen, van trainingen en bijeenkomsten tot offertes en vergaderingen. Je hebt een goed beeld van wat er speelt binnen de organisatie en zo lever je iedere dag een zichtbare bijdrage aan een prettige en professionele werkomgeving.

Wij zoeken een mensgerichte officemanager die energie krijgt van het ondersteunen van collega's en graag werkt in een commerciële en dynamische omgeving waarin veel gebeurt. Je bent dienstverlenend, proactief en weet overzicht te houden, ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd om aandacht vragen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau (Bijv. HBO Office Management);

• Je hebt 2 tot 5 jaar relevante werkervaring als officemanager, managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.

• Vanwege het Nederlandse karakter van onze organisatie beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Redigeren en documenten zorgvuldig opmaken, gaat jou goed af.

• Je hebt goede kennis van Microsoft Office, SharePoint, Teams en One Note en maakt nieuwe systemen en digitale hulpmiddelen je snel eigen. Ook maak je gebruik van Copilot waar dat je werk ondersteunt.

• Je hebt een goed gevoel voor je omgeving, je ziet werk liggen en neemt initiatief zonder dat iemand daarom hoeft te vragen.

• Je kunt goed schakelen tussen geplande werkzaamheden en ad hoc verzoeken. Daarin blijf je altijd nauwkeurig en scherp.

• Je bent sterk in organiseren, afstemmen en het beheren van meerdere agenda's.

• Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar.

• Je bent aanwezig op kantoor en vindt het prettig om samen te werken met…