Eventmanager Programmering Allard Pierson bij Universiteit van

Wil jij bijzondere evenementen produceren op een unieke plek waar geschiedenis, cultuur en wetenschap samenkomen? Krijg jij energie van het begeleiden van een evenement van de eerste bespreking tot de laatste gast? Dan zijn wij op zoek naar jou. Als Eventmanager Programmering zorg je ervoor dat lezingen, symposia, openingen, publieksactiviteiten en relatie-evenementen tot in de puntjes zijn georganiseerd. Je werkt nauw samen met collega’s van Publiek & Programmering, Development en andere interne afdelingen en bent de verbindende schakel tussen alle betrokken partijen.

Dankzij jouw organisatietalent, oog voor detail en gastvrije instelling verlopen evenementen soepel en professioneel.

Het Allard Pierson organiseert allerlei activiteiten rond de collecties voor geïnteresseerden. Er staat iedere week zo niet iedere dag wel een mooi evenement op het programma! De evenementen organiseert het Allard Pierson niet alleen voor de museumbezoekers, jong en oud, maar ook voor onderwijsgroepen waaronder studenten, onderzoekers, professionals en relaties zoals onze Vrienden. Met meer dan duizend collecties en een zo brede doelgroep kun je je voorstellen dat een dag nooit hetzelfde is.

Als Eventmanager Programmering ben je verantwoordelijk voor de volledige organisatie en coördinatie van evenementen waarbij je samenwerkt met andere afdelingen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit het:

• ontwikkelen van formats voor evenementen in samenwerking met de projectleider programmering;
• adviseren over de opzet en haalbaarheid van evenementen;
• vertalen van een concreet projectplan naar een draaiboek;
• opstellen en bewaken van projectbegrotingen in nauw overleg met de projectleider;
• boeken en begeleiden van sprekers en andere betrokkenen;
• aanvragen en beoordelen van offertes voor catering, audiovisuele techniek, inrichting en personele inzet;
• verstrekken van opdrachten aan en de coördinatie van leveranciers met tot slot de evaluatie en eindafrekening;
• coördineren en begeleiden van evenementen op de dag zelf en fungeren als aanspreekpunt voor alle betrokkenen;
• evalueren van evenementen en vertalen van verbeterpunten naar volgende edities;
• verzorgen van de financiële afhandeling van interne en externe evenementen.

Je bent een organisator pur sang die graag meerdere projecten tegelijk aanstuurt. Je houdt overzicht, communiceert gemakkelijk met uiteenlopende stakeholders en weet ook onder tijdsdruk de rust te bewaren. Je bent servicegericht, denkt in oplossingen en hebt oog voor kwaliteit én detail.

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• ervaring met het organiseren van zakelijke, culturele of publieksevenementen;
• ervaring met projectplanning, begrotingen en budgetbewaking;
• uitstekende organisatorische vaardigheden;
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
• een proactieve, zelfstandige en flexibele werkhouding;
• oog voor detail zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen;
• affiniteit met cultuur, erfgoed of musea is een pré.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening.

Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

• Zelfstandigheid en besluitvaardigheid
  Je kan zelfstandig opereren en durft beslissingen te nemen, ook in onverwachte situaties of bij drukte.
• Organisatorisch sterk
  Je houdt overzicht, plant effectief en zorgt dat dagelijkse processen soepel verlopen, ook bij personele of operationele uitdagingen.
• Stressbestendigheid
  Je blijft kalm en professioneel onder druk, weet prioriteiten te stellen en handelt adequaat bij incidenten of klachten.
• Gastvrijheid en servicegerichtheid
  Je hebt een open houding naar…