Zuidasdok

Functietitel
Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer
In het kort
Maak het verschil als coördinerend adviseur door operationele aansturing te combineren met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.
Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.
Opdrachtomschrijving
Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen.

Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatiesvraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
Werkzaamheden
Operationele aansturing:
Dagelijkse leiding van het team Informatiemanagement; verdelen van werkzaamheden, stellen van prioriteiten en bewaken van voortgang, kwaliteit en samenhang.
Advisering:
Adviseren van de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en inrichting van werkprocessen.
Inrichting en beheer:
Inrichten en beheren van SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren binnen de toegekende bevoegdheden.
Procesanalyse en migratie:
Analyseren van informatie- en werkprocessen, ondersteunen van migratie- en implementatietrajecten en doen van voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
Resultaten - korte termijn
Inzicht in werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
Een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur is ingericht.
Belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen informatie- en archiefprocessen zijn in kaart gebracht.
Resultaten - langere termijn
Dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.
Interessante en onderscheidende projecten
Optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
Begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
Analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen complexe en langlopende projecten.
Dit doe je op een gemiddelde dag
Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.
Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen.
Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze binnen de toegekende bevoegdheden.
Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
Organisatie Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn:
Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie.…