Projectleider Implementatie Archiefwet

Opdrachtomschrijving  Opdracht
Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.
Aanleiding  De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Digitaal wordt het uitgangspunt en de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Daarnaast komen er nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van álle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER.
Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de wijzigingen en de impact al in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.
Werkzaamheden  Projectleiding   Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, nodige capaciteiten en risico’s;
Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS;
Je rapporteert over voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever;
Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA‑cyclus voor informatie- en archiefbeheer.
Beleid en regelgeving   Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet), op basis van de VNG-modellen;
Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging (alle systemen en papier), vervanging en overbrenging;
Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris;
In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en, samen met de andere AGVS-gemeenten, afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan (art. 2.6 en 3.4);
Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.
Risico en informatiehuishouding   Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy;
Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (art. 4.1);
Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling): systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER;
Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.
Systemen en metadata   Samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid (grond, duur, datum en status) bij het afsluiten van zaken;
Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen;
Uitwerken van de eisen uit het DUTO‑raamwerk en deze per systeem toetsen;
Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata (uniek kenmerk, bewaartermijn, categorie selectiebesluit) en extra metadata voor langdurig te bewaren documenten.
Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen. Dat doen de informatiespecialisten en functioneel beheer; jij bewaakt wel de samenhang en planning.
Resultaten  Resultaat
Gereed
Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever
Binnen 4 weken na start
Voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer…