HUB architecten zoekt een Onthaalmedewerker

HUB is een bureau voor architectuur en stadsontwerp. Wij werken met een team van ongeveer 40-tal mensen aan toonaangevende projecten. Ons portfolio bestaat in hoofdzaak uit publieke gebouwen en uit grootschalige gemengde en binnenstedelijke projecten in België en in het buitenland. Het betreft zowel nieuwbouw als renovaties. HUB staat bekend om het aanleveren van een hoge en integrale ontwerpkwaliteit in complexe projecten doorheen verschillende ruimtelijke schalen.

We hanteren het principe van ‘scherpte-diepte’. Daarbij houden we tegelijkertijd het grote geheel en het kleinste detail scherp in beeld. We maken architectuur die structuur verleent aan de stad, en ontwerpen stedenbouwkundige ontwikkelingen vanuit een architecturale en bouwkundige realiteit. Dit is onze belangrijkste toegevoegde waarde en onderscheidende kwaliteit.
Jouw takenpakket       Jouw rol: onthaalmedewerker team O
Je maakt deel uit van   team office management (Team O)   en neemt samen met je collega’s verantwoordelijkheid op voor het onthaal en de ondersteuning van de administratie en kantoororganisatie. Je werkt dagelijks samen met onze architecten, projectteams en het managementteam, en je vormt daarbij een belangrijke schakel tussen interne noden en externe bezoekers. Je werkt zelfstandig en proactief, maar stemt vlot af met je collega’s om taken te verdelen, prioriteiten te bepalen en de continuïteit te garanderen.
Je bent onderdeel van het team office management en kan goed samenwerken om het onthaal en de administratieve taken tot een goed einde te brengen. Onderstaande taken vormen een gedeelde verantwoordelijkheid voor Team O.
Onthaal & Representatie (Permanentie):
Zorgen voor de permanente bezetting en het onthaal gedurende de werkweek.
Hartelijk ontvangen van klanten, partners, leveranciers en andere bezoekers.
Beheer van de telefonie en algemene mailbox.
Zorgen voor een professionele en gastvrije sfeer; bewaakt de uitstraling van het kantoor: onthaalzone, vergaderzalen en de algemene eerste indruk.
Je handelt communicatie en administratie af met discretie, professionaliteit en zorg.

Verantwoordelijk voor de   orde, netheid en uitstraling   van het kantoor (inclusief het coördineren van schoonmaakpersoneel en onderhoud, aanvullende dagelijkse nazorg en nazicht).
Mede-beheer van voorraden en bestellingen   (kantoormateriaal, keukenartikelen, drank, boeken, tijdschriften, etc.).
Het regelen van logistiek (bijv. inboeken van: koeriers, lichte ICT-ondersteuning, telefonie, printers,...).
Coördinatie en opvolging van de lunch binnen het bureau (inclusief nazorg).
Ondersteuning organisatie Evenementen & Catering:
Plannen, voorbereiden en mede-organiseren van interne en externe evenementen (bijv. mensen ontvangen voor presentaties, klantenevenementen, lezingen,...).
Verzorgen van   catering en bestellingen   voor vergaderingen, events of lunch.
Zorgen voor de nodige voorbereidingen in de werkruimte/vergaderzalen.

Administratieve Ondersteuning & Acquisitie samen met Team O:
Beheer van de inkomende en uitgaande post.
Agendabeheer van de collectieve agenda’s.
Je bent onderdeel van het team Office en kan goed samenwerken om grotere administratieve taken tot een goed einde te brengen.
Je structureert administratieve documenten en bewaakt dat informatie actueel, volledig en tijdig beschikbaar is.
Je houdt project- en klantenfiches in de database nauwkeurig up-to-date.

Wat verwachten wij van jou?
Je hebt een graduaat of professionele bachelor in onthaal en administratie of gelijkwaardig door aantoonbare ervaring.
Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare rol is een plus net zoals Interesse in architectuur of de culturele sector is.
Je bent communicatief sterk (vloeiend in Nederlands, kennis van Engels en/of Frans is een troef).
Je bent een   organisatietalent   , werkt zeer   nauwkeurig   en   proactief   . Je ziet werk liggen en pakt dit zelfstandig op, met oog voor detail.
Je blijft rustig en flexibel bij wisselende prioriteiten en deadlines.
Je bent beschikbaar voor   dagelijkse permanentie op kantoor   . Een deeltijdse invulling is bespreekbaar.
Je hebt een goede kennis van Microsoft Office; ervaring met Google Workspace is mooi meegenomen.
Ons aanbod      Wat bieden wij?
Een afwisselende en centrale functie binnen een gepassioneerd en creatief team van een 40-tal collega’s.
Een prettige en inspirerende werkomgeving in ons kantoor aan de Rijnkaai in Antwerpen.
Een contract van onbepaalde duur, met mogelijkheid tot deeltijds werk.
Een marktconform salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals   maaltijdcheques, onkostenvergoeding en hospitalisatieverzekering   .
Ruimte voor initiatief, verantwoordelijkheid en professionele ontwikkeling binnen een dynamisch architectuurbureau.
#J-18808-Ljbffr