Backoffice Specialist Customer Service Fulltime

Krijg jij energie van dingen uitzoeken en pas stoppen als er een oplossing ligt? Als Backoffice Specialist Customer Service behandel je de complexere vragen die niet direct door onze eerste lijn klantenservice kunnen worden opgelost.

Van vastgelopen bestellingen, productvragen tot processen die niet werken zoals bedoeld. Jij duikt erin, zoekt uit wat er speelt en zorgt samen met collega’s dat er een goede oplossing komt. Zie je dat hetzelfde probleem vaker terugkomt? Dan maak je dat bespreekbaar, zodat we het structureel kunnen verbeteren.

Ongeveer 80% van je werk bestaat uit dagelijkse backofficewerkzaamheden. Je behandelt vragen die vanuit Customer Service, logistieke partners, onze productiepartners of andere afdelingen bij jou terechtkomen.

Dat kunnen vragen zijn als:

• Waar is een bestelling gebleven en waar is het misgegaan?
• Waarom is een product nog niet geproduceerd of verzonden?
• Welk product heeft een klant precies nodig?
• Een klant heeft een grote klacht. Wat mogen/kunnen we doen om dit op te lossen?
• Wat moet er gebeuren als een systeem of regulier proces vastloopt?

Daarvoor werk je in verschillende systemen, zoek je informatie bij elkaar en schakel je met collega’s van onder andere logistiek en andere interne afdelingen. Onze klantenservice is uitbesteed en werkt niet vanuit ons kantoor in Arnhem. Vragen die zij niet direct kunnen beantwoorden, worden per e-mail aan jou doorgestuurd.

Omdat Online Plastics Group internationaal actief is met 13 webshops in 9 landen, komt een groot deel van deze vragen in het Engels binnen. Het is daarom belangrijk dat je je ook in het Engels goed schriftelijk kunt uitdrukken.

De overige 20% van je tijd werk je mee aan verbeteringen. Niet als projectmanager of strateeg, maar juist vanuit wat je iedere dag in de praktijk ziet.

Komt dezelfde vraag steeds terug? Zie je een fout regelmatig voorbijkomen? Of merk je dat een proces onnodig omslachtig is? Dan zoek je uit waar het probleem ontstaat en deel je jouw bevindingen met het team zodat we werken aan structurele oplossingen en verbeteringen.

Kort gezegd, je:

• Behandelt complexe tweedelijnsvragen vanuit Customer Service.
• Accordeert/verwerkt dagelijks schademeldingen.
• Onderzoekt problemen in bestellingen, systemen en processen.
• Zorgt dat vragen snel en goed worden opgelost.
• Schakelt met verschillende afdelingen.
• Houdt overzicht bij grote hoeveelheden vragen.
• Signaleert terugkerende problemen.
• Verzamelt informatie voor verbeteringen.
• Denkt altijd vanuit de klant en de best mogelijke oplossing.

Misschien werk je nu als Customer Service Specialist, Backoffice Specialist of Customer Support Specialist. Of je werkt in een eerste-lijns klantenservice en bent toe aan een rol waarin je minder standaardvragen behandelt en juist meer gaat uitzoeken en oplossen.

Voor deze functie zoeken we vooral iemand die snel denkt én snel handelt. Niet alles hoeft direct bekend te zijn, maar je vindt het wel leuk om uit te zoeken waar het antwoord ligt en zelfstandig tot een oplossing te komen. Verder breng je dit mee:

• Mbo+/hbo- werk- en denkniveau.
• Ervaring binnen Customer Service, klantgerichte backoffice of een vergelijkbare omgeving.
• Klantgerichte ervaring binnen e-commerce is een sterke pré.
• Klantgerichte en oplossingsgerichte instelling.
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands en beheerst de Engelse taal voldoende.
• Ervaring met werken in verschillende systemen.
• Zelfstandigheid en eigenaarschap.
• Een goed werktempo en het vermogen om veel werk te verzetten.
• Oog voor terugkerende problemen en verbeterkansen.
• Sociale en communicatieve vaardigheden.
• Een no-nonsense mentaliteit en plezier in samenwerken.

We kunnen het hebben over goede koffie, vers fruit en gezamenlijke lunches, maar belangrijker vinden we dit:

• Een fulltime functie van 40 uur per week. Parttime is niet bespreekbaar.
• Woensdag als vaste thuiswerkdag.
• Een modern kantoor in Arnhem met een eigen gym.
• Vrijheid binnen je werktijden, waarbij goede bereikbaarheid tijdens de werkdag belangrijk blijft.
• Je eigen Mac Book en de middelen die nodig zijn om goed te werken.
• Een informele werksfeer met korte lijnen.
• Veel contact met verschillende afdelingen binnen de organisatie.
• Ruimte om problemen niet alleen op te lossen, maar ook zichtbaar te maken hoe het beter kan.
• Een functie die door automatisering en AI steeds inhoudelijker wordt.

Online Plastics Group is geen traditionele speler – wij zijn een challenger. Een snelgroeiende, digitale scale-up die de markt voor kunststofplaten in Europa transformeert. Vanuit onze webshops zoals…