Specialist Informatievoorziening en Archiefbeheer

Voor Belasting Samenwerking Rivierenland zoeken wij een Specialist Informatievoorziening en Archiefbeheer. Je versterkt de informatiehuishouding en het archiefbeheer van BSR met een praktische aanpak. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat verdere versterking nodig is van de personele borging en van de uitvoering van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden, zoals vernietiging, overbrenging en vervanging. Je richt je op duurzame toegankelijkheid van documenten vanaf het moment van opstellen of ontvangen.

Ook stel je een overzicht van de informatiehuishouding op en richt je beheermaatregelen in voor verschillende documentcategorieën.

Je stelt een praktisch verbeterplan voor de informatiehuishouding op en brengt dit direct in uitvoering. Daarbij zorg je voor zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en heldere adviezen. Je werkt binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR en stemt nauw af met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, het management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je stelt op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen een verbeterplan voor de informatiehuishouding op. Per aanbeveling beschrijf je de prioriteit, actie, het resultaat, de eigenaar en de planning.
• Je voert urgente verbetermaatregelen uit of begeleidt deze op het gebied van digitaal informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
• Je brengt de informatiehuishouding in kaart, waaronder werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s.
• Je onderzoekt en verbetert archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, zoals netwerkschijven, SharePoint en het zaaksysteem.
• Je stelt praktische afspraken, werkinstructies en beleid op of actualiseert deze voor dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering.
• Je ondersteunt bij het toepassen van selectielijsten, brengt digitale vernietigingsachterstanden in kaart en bereidt vernietigingslijsten en verklaringen voor. Ook stel je een procesbeschrijving op voor vernietiging volgens de archiefwettelijke taken.
• Je werkt een passend metagegevensschema uit, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen.
• Je adviseert over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging.
• Je stelt een conversie- en migratieprotocol op of scherpt dit aan. Ook adviseer je over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen.
• Je richt een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer in, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportages.
• Je bereidt BSR voor op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn.
• Je draagt kennis over aan medewerkers en het management, zodat de verbeteringen structureel geborgd kunnen worden.

• Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan voor de informatiehuishouding, met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken.
• Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties.
• Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer.
• Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstellen voor vervolgstappen.
• Een conceptmetagegevensschema en advies over de toepassing ervan binnen BSR.
• Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer,…