Business Support; secretariaat medewerker

Business Support (secretariaat) medewerker

Kun jij niet wachten om het verschil te maken voor jouw collega’s en hen te ondersteunen op secretarieel gebied? En wil je dit ook nog het liefst doen bij een organisatie die bijdraagt aan een vitale en duurzame leefomgeving? Reageer dan en kom ons Business Support-team (secretariaat) in Assen versterken!

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Als medewerker Business Support ben je onder andere verantwoordelijk voor correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken. “Ben jij klaar voor een 28‑urige werkweek die ruimte biedt voor jouw privéleven?

Sluit je aan bij ons team!”

Het totale Business Support-team binnen TAUW bestaat uit in totaal 35 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.

Als medewerker Business Support ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW‑collega’s die werkzaam zijn bij TAUW. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd.
• Mail‑ en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen en het bestellen van lunches.
• Algemene en facilitaire werkzaamheden om de locatie zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, attenties, boeken van hotels/reizen.
• Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten zoals jubilea, recepties en workshops.
• Het bieden van (digitale) ondersteuning aan Business Support teams van onze andere locaties in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties.
• Het ontvangen van bezoekers op de dagen dat je op kantoor aanwezig bent.

Dinsdag en donderdag zijn verplichte werkdagen, terwijl we je aanwezigheid op de andere dag in goed overleg afstemmen. De vaste werktijden zijn van 08.30 tot 17.00 uur. Gedeeltelijk thuiswerken is na de inwerkperiode mogelijk, maar je bent minimaal de helft van de tijd op kantoor! Het betreft een functie voor 24 uur per week. De eerste tijd zal grotendeels op kantoor zijn, om goed ingewerkt te kunnen worden.

In overleg met je teammanager en de directe collega’s zullen ook de verschillende taken nader afgestemd worden.

Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.600,00 tot EUR 3.350,00 bruto bij een fulltime dienstverband.

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde MBO‑opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

• Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief. Je geeft bijvoorbeeld terugkoppeling aan de juiste collega, nadat je een afspraak hebt gepland, een reis hebt geboekt of een document hebt verwerkt.
• Je hebt kennis van en ervaring met M365 Office. Binnen TAUW werken wij volledig (ook projectmatig) met Teams, dus ervaring met Teams is erg wenselijk.
• Je bent in staat om veel te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 uur gevraagd wordt om een spoedoverleg te plannen voor de volgende ochtend voor vijf of zes mensen, wat veel puzzelwerk vraagt. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moeten worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan.
  
  De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot…