Sachbearbeiter*in Administration

Sachbearbeiter
* in Administration (40%)

Der Universitätssport Basel bietet ein vielfältiges und freiwilliges Sport- und Bewegungsangebot in über 120 Disziplinen und einem eigenen Fitnesscenter. Jährlich nutzen über 8.000 Studierende, Mitarbeitende und weitere Teilnahmeberechtigte unsere Angebote.

Zur Verstärkung unseres Teams der Zentralen Dienste suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine
* n engagierte
* n Sachbearbeiter
* in Administration (40%). Das Pensum von 40% ist idealerweise auf 3-4 Tage/Woche aufgeteilt, Dienstagvormittag ist die Präsenz für Abstimmungen/Sitzungen zwingend.

Sie sind der Leitung Zentrale Dienste unterstellt und arbeiten eng mit einer parallel ausgeschriebenen 40%-Stelle «Sachbearbeiter
* in Administration & Support Marketing/Events (40%)» zusammen. Gemeinsam mit dieser Person decken Sie das administrative Tagesgeschäft ab und übernehmen wiederkehrende Administrations- und Supportaufgaben. Zudem arbeiten Sie bei den Supportaufgaben eng mit zwei der vier Bereichsleitenden zusammen.

• Allgemeine Administration
  • Betreuung des Haupt-E-Mail-Accounts, Bearbeitung von Nutzer
    * innenanfragen (E‑Mail/Telefon/Schalter), Kursadministration Front‑Office (Abmeldungen, Wartelisten), Verwaltung einer persönlichen Bargeldkasse, Postbearbeitung sowie Büromaterialverwaltung.
• Support Sportbereiche 1 & 2
  • Kontrolle der Kursausschreibungen, Mail-Versand von Informationsschreiben an Teilnehmende sowie Teilnehmenden‑Listen an Kursleitende, Kursabsagen.
• Support Querschnittsbereiche in definierten administrativen Aufgaben
  • Verantwortung für Datenerfassung z.H. Teilnahmestatistik, Verwaltung von Hallenschlüsseln und Notfallapotheken der Kursleitenden.
• Zulassung & Sportausweise
  • Auskunft und Abklärung zur Teilnahmeberechtigungen, Ausstellung von Sportausweisen, Aktualisierung des Zulassungsreglements.
• Administration des Seminar- und Freizeithauses «Zschokke‑Haus»
  • Entgegennahme von Belegungsanfragen, Verwaltung der Reservationen, Belegungspläne und Abrechnungen.

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung in der Administration.
• Hohe Selbstorganisation, eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit.
• Teamfähigkeit, insbesondere bei teilweise hierarchieübergreifender Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachzuständigen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache) und sichere Englischkenntnisse (mind. B2‑Niveau).
• Fundierte Kenntnisse in MS‑Office (Word, Excel) und allenfalls MS‑Teams.
• Affinität zum Sport und Interesse an einem hochschulischen Umfeld.

• Eine unbefristete, serviceorientierte Teilzeitstelle (40%) mit definierten Abläufen und Schnittstellen, geprägt durch tägliche Routine- und Supportaufgaben, in Zusammenarbeit mit einem eingespielten, kollegialen Team.
• Unsere Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen richten sich nach den Vorgaben der Universität.