Office Manager santé; alle

Office Manager santé24 (alle)

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Ihre Schweizer Telemedizin ist der erste Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Gesundheit. Medizinische Hilfe immer und überall:
Die Ärzte und das medizinische Fachpersonal von santé24 stehen bei allen Fragen zu Prävention, Krankheit, Unfall und Mutterschaft rund um die Uhr zur Verfügung. Wir setzen mit Servicequalität auf ein qualitativ hochwertiges Dienstleistungsangebot. santé24 ist an 365 Tagen im Jahr während 24 Stunden in vier Sprachen für SWICA‑Kunden da.

• Du unterstützt die Teams und Führungskräfte am Standort Basel im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Du koordinierst und bearbeitest vielfältige Aufgaben wie Rechnungen, Dokumentationen und interne Anfragen und unterstützt bei Projekten und weiteren organisatorischen und koordinativen Aufgaben
• Du übernimmst die Planung und Pflege der Dienst‑ und Schichteinsätze des ärztlichen Teams sowie die Kontrolle und Nachführung von Arbeitszeiten, Dienstplänen und Nachtschichten inkl. Qualitätssicherung und Plausibilitätsprüfung im Ärzteteam
• Du stellst die korrekte Abbildung der Einsatzplanung in Abacus sicher
• Du erstellst Auswertungen und Reportings (Excel, teilweise Power BI) und bereitest Daten verständlich auf
• Du organisierst Infrastruktur, Materialien und Arbeitsmittel und arbeitest eng mit IT, Facility Management und weiteren internen Schnittstellen zusammen
• Du unterstützt bei Ein- und Austritten sowie bei der Organisation der ärztlichen Einarbeitung, internen Programmen und Veranstaltungen
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Behörden und stellst die Einhaltung administrativer Vorgaben sicher
• Enge Zusammenarbeit sowie gegenseitige Stellvertretung mit der Leitungsassistenz am Standort Winterthur

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau, idealerweise mit Weiterbildung als Arzt‑ & Spitalsekretär oder
  -sekretärin (oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung wie MPA)
• Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion im Gesundheitswesen
• Organisationstalent mit ausgeprägter Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern und sinnvoll zu priorisieren
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, sehr gute Excel‑Kenntnisse sowie Freude an Daten, Auswertungen und Reporting (Power BI von Vorteil)
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und starke Kommunikationsfähigkeiten
• Offene Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Französischkenntnisse von Vorteil

Hast du Fragen? Andri Kömeter, HR Recruiting, gibt dir gerne Auskunft.  Es werden nur Direktbewerbungen berücksichtigt.