Office Manager​/in – Operations & Projektassistenz

Die APCOA Switzerland AG ist Teil der APCOA Group und in 3 Städten in der Schweiz vertreten.

Die APCOA Group ist seit mehr als 50 Jahren im Bereich der Mobilitätsdienstleistungen tätig. In dieser Zeit haben wir mit unseren Parklösungen unermüdlich Mehrwert für Unternehmen und deren Kund:innen geschaffen. Heute sind wir die Nummer 1 unter den Parkraumbewirtschaftern in Europa und verwalten über 1,6 Millionen Stellplätze an mehr als 13.000 Standorten in 12 europäischen Ländern. Wir gestalten die Zukunft des Parkens.

Die Arbeit bei uns ist so vielfältig wie die Welt des Parkens. Ob Parking, Charging, Technology oder Urban Solutions:
Bei APCOA findet jeder seinen Platz. Als Europas Mobilitätsdienstleister  bewirtschaften wir mit 5.000 Mitarbeiter:innen in 12 europäischen Ländern über 1,6 Millionen Stellplätze an mehr als 13.000 Standorten.

Wir bauen bei APCOA eine Kultur auf, in der wir gemeinsam wachsen und großartige Menschen in einem modernen Arbeitsumfeld beste Arbeit leisten können.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, vielseitige und organisationsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägtem kaufmännischem Verständnis und Freude an administrativen und operativen Aufgaben.

Du unterstützt den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten. Du holst Offerten ein, vergleichst Angebote und koordinierst Abklärungen und Termine.

Du gibst betriebliche Vorgaben im Auftrag des Leiters Operations an die Mitarbeitenden unserer Parkings weiter und verfolgst deren Umsetzung.

Du bearbeitest Anfragen, Schadensfälle und Reklamationen und stehst mit Kunden, Dienstleistern und internen Stellen in Kontakt.

Du unterstützt die Personaladministration bei Verträgen, Krankmeldungen und Arbeitszeugnissen und betreust das Zeiterfassungssystem.

Du bereitest anspruchsvollere Schreiben vor und bearbeitest Datenschutzanfragen sowie behördliche Fragebogen. Dazu holst du die nötigen Informationen und fachliche Unterstützung ein und sorgst für fristgerechte Antworten sowie eine nachvollziehbare Dokumentation.

Du erstellst Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Präsentationen, führst Sitzungsprotokolle und unterstützt bei Kommunikationsmassnahmen.

Du bearbeitest verschiedene Mailboxen, erfasst Safelisteinträge und pflegst Daten und Listen. Zudem erstellst du Auswertungen und beschaffst Büro- und Arbeitsmaterial.

Du hast eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Administration. Kenntnisse in der Personaladministration sind von Vorteil.

Du erfasst neue

Aufgaben rasch, erkennst Zusammenhänge und entwickelst praktikable Lösungen.

Du arbeitest speditiv, selbstständig und sorgfältig. Du kontrollierst deine Ergebnisse, ohne dich in Details zu verlieren.

Du setzt klare Prioritäten, bleibst bei Unterbrechungen zielgerichtet und bringst

Aufgaben termingerecht zum Abschluss.

Du zeigst Eigeninitiative, triffst kleinere Entscheidungen selbst und erkennst, wann Rücksprache nötig ist.

Du kommunizierst freundlich und verbindlich, vertrittst betriebliche Vorgaben konsequent und packst auch bei Routineaufgaben mit an.

Du sprichst fliessend Deutsch, verfügst über gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift und gehst sicher mit MS Office um. Englisch und Italienisch sind von Vorteil.

Eine abwechslungsreiche Mischung aus Sachbearbeitung, Organisation und Projektunterstützung.

Ein kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen und einem respektvollen Miteinander.

Selbstständiges Arbeiten mit Handlungsspielraum und Unterstützung bei fachlichen Fragen.

Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe zu verbessern.

Eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie Parkmöglichkeiten an unseren Standorten.

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, die du uns gerne elektronisch zukommen lassen kannst. Wir sind gespannt darauf, Dich kennenzulernen!