Co-Leiter​/in Sekretariatsdienst & Archiv

Ihre Aufgaben

• Fachliche und organisatorische Führung der Abteilung inkl. Arbeitsverteilung, Einsatzplanung, Absenzen- und Qualitätsmanagement
• Erarbeitung und Umsetzung von Jahreszielen für die Abteilung
• Sicherstellung eines kontinuierlichen, zeitnahen und qualitativ hochstehenden Berichtswesens (Berichtserstellung bis Berichtsversand) sowie eines zentralen Scanningprozesses
• Kontinuierliche Optimierung interner Abläufe und Erstellung von Richtlinien, Handbüchern und Hilfsmitteln
• Zentrale Ansprechperson für Ärztinnen und Ärzte im Bereich Berichtswesen
• Schreiben von Austrittsberichten, Operationsberichten/–briefen, ambulanten Berichten, Konsilien und Zeugnissen inklusive kopieren und Versand
• Kontinuierliches Kontrollieren, Ergänzen und Aktualisieren der Informationen im internen Informationsmanagementsystem
• Mitarbeit an abteilungsübergreifenden Prozessoptimierungen und Datenschutzumsetzungen
• Beteiligung an diversen Projekten und Arbeitsgruppen

• Mehrjährige Führungserfahrung im Sekretariatsdienst, vorzugsweise im Spitalumfeld
• Abgeschlossene Ausbildung als MPA sowie langjährige Berufserfahrung als Arztsekretärin/Arztsekretär
• Erfahrung im Change Management sowie in der Einführung neuer Prozesse oder Tools
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook) sowie KISIM und Phoenix
• Fähigkeit, unterschiedliche Persönlichkeiten zu führen, zu motivieren und in ihrer Entwicklung zu unterstützen
• Sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch; zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil

• Altersabhängig 28-33 bezahlte Urlaubstage pro Jahr
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung, z.B. eigenes Seminarprogramm mit breitem Bildungsangebot
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Präventivmassnahmen wie z.B. Ergonomische Beratung am Arbeitsplatz
• Teilzeitarbeit sowie Möglichkeit von Jobsharing auch in Führungsfunktionen
• Helle, freundliche Räume mit moderner Infrastruktur
• Ausgeprägte Wertehaltung und aktiv gelebte Unternehmenskultur
• Prägung und Mitgestaltung des Claraspitals durch die Mitarbeitenden

Das Claraspital, grösstes Basler Privatspital, ist ein universitäres Lehr- und Forschungsspital mit einem vollumfänglichen Leistungsauftrag für die hochspezialisierte Bauchchirurgie und überregionaler Ausstrahlung seiner Zentren "Bauch" und "Tumor" sowie seiner Spezialgebiete. Im Claraspital finden Mitarbeitende Arbeitsplätze, an denen sie sich beruflich wie auch menschlich entfalten können. Grossen Wert legen wir im Claraspital darauf, unsere Unternehmenskultur bewusst zu pflegen und weiterzuentwickeln und die gemeinsam erarbeiteten Kulturkriterien "gemeinsam – kompetent – verantwortungsbewusst" aktiv zu leben.