Administrative Sachbearbeiterin​/Administrativer Sachbearbeiter

Leitung der Institutssekretariate an der Universität Bern

Die Institute für romanische Sprachen der Universität Bern sind in Lehre und Forschung für italienische, spanische und französische Sprache tätig. Das Institut für italienische Sprache und Literatur sowie das Institut für spanische Sprache und Literatur der Universität Bern suchen auf den 1. Juni 2026 oder nach Vereinbarung eine Leitung der Institutssekretariate.

• Selbständige Leitung der Sekretariate der italienischen und spanischen Institute (Linguistik und Literatur)
• Personaladministration (Vorbereitung von Anstellungen, Mutationen, Personaldossiers führen, Personalpunkte verwalten, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle sowie Kontrolle gemäss IKS)
• Finanzadministration (Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren- und Kreditorenworkflow, Trendrechnungen, Spesenabrechnungen etc.)
• Korrespondenz, Telefonbereitschaft und Bearbeitung des Tagesgeschäfts
• Organisation und Koordination von Anlässen, Veranstaltungen
• Kursadministration:
  Erfassen von Vorlesungen und Veranstaltungen, Raumreservationen beantragen
• Administrative Betreuung der Stiftung Karl Jaberg (Stiftungsrat, Handelsregisteramt, Stiftungsaufsichtsbehörde, Auszahlung Druckkostenbeiträge)
• weitere Sekretariatsarbeiten (Inventarführung, Materialbeschaffung, Anlaufstelle und Ansprechperson für Vorgesetzte, Dozierende, Mitarbeitende sowie Studierende)

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung
• Erfahrung in der universitären Administration von Vorteil
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch
• Kenntnisse in Italienisch oder Spanisch und Französisch oder Englisch
• Sehr gute Selbstorganisation und grosses Verantwortungsgefühl, sorgfältige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse in gängigen IT-Anwendungen (MS Office), teams, Zoom etc.

Für fachliche Auskünfte zur Stelle steht Ihnen Sylvia Scheidegger, Telefon .(Use the "Apply for this Job" box below). / zur Verfügung.

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen senden Sie bitte elektronisch bis am 16. Januar 2026 an sylvia.scheidegger.