Executive Assistant I​/T

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100%, Bern und Homeoffice

• Als persönliche Assistentin resp. persönlicher Assistent von zwei Mitgliedern der Funktionsleitung unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen und behältst dabei stets den Überblick.
• Du übernimmst das Agenda-Management, koordinierst Termine und Sitzungen und führst bei Bedarf Protokolle sowie die Pendenzenverwaltung – auch in Englisch.
• Weiter organisierst du unit-spezifische (Führungs-/Gesamt-) Anlässe und Workshops und wirkst bei Bedarf aktiv mit. Zudem organisierst du sämtliche Reisen für das FL I/T Mitglied.
• Du unterstützt die Mitglieder der Funktionsleitung bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Berücksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien (z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen).
• Du arbeitest bei Bedarf in spezifischen Projekten unter dem Lead des FL I/T-Mitglieds als Projektassistenz mit und übernimmst seitens CIO Office die Koordination und Organisation der Kaderanlässe.
• Die inhaltliche Unterstützung der FL‑Mitglieder stellst du sicher, indem du entsprechende Unterlagen unter Einhaltung der CI/CD‑Vorgaben gestaltest, Recherchen vornimmst und den Input der Fachverantwortlichen koordinierst.
• Du kümmerst dich um Rechnungs- und Beschaffungsmanagement und übernimmst Sonderaufträge sowie dringliche Anfragen an Teilzeittagen einer Kollegin.

• Idealerweise verfügst du über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent/-in) oder über einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL‑Stufe mit.
• Du bist IT‑affin, kennst die gängigen IT‑Tools (Microsoft Office 365, SAP) und hast idealerweise bereits erste Erfahrungen mit Copilot sowie der Microsoft Power Platform (Power Automate) gesammelt.
• Zuverlässigkeit, proaktives Handeln und vernetztes Denken prägen deine Arbeitsweise, ergänzt durch Ausdauer und Freude an der Assistenztätigkeit.
• Organisationstalent, eine ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und ein gutes Gespür für Menschen zeichnen dich aus – ergänzt durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Französischkenntnisse sind ein Plus.

• 6 Wochen Ferien
• Elternzeit
• Mobiles und flexibles Arbeiten
• Faire Anstellungsbedingungen
• Halbtax oder Beteiligung an GA
• Personalgutscheine

Stephanie Jann, Leiterin CIO Office Informatik/Technologie

CHF 87'000- 97'000 – effektiver Lohn kann je nach Erfahrung und Kompetenzen von dieser Lohnspanne abweichen.

• Anstellung: 100%
• Unbefristet
• Referenznummer: 72468
• Postbereich:
  Informatik / Technologie
• Funktionsbereich:
  Informatik/Technologie – Digitalisierungsmotor der gesamten Post mit Fokus auf digitale Transformation, IT‑Innovation und Nachhaltigkeit. Der Hauptsitz in Bern wurde mit zwei Nachhaltigkeits‑Zertifikaten ausgezeichnet; sämtliche neu gebauten Logistikzentren entsprechen mindestens dem "goldenen Nachhaltigkeitsstandard".