Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration

Menschen stärken. Perspektiven schaffen. Berufliche Integration gestalten.

In Bern eröffnet die actifutura gmbh per 1. Januar 2027 das Programm Berufliche Integration «BINplus». Im Auftrag des Amts für Arbeitslosenversicherung (AVA) begleiten wir bereits in Interlaken und Thun stellensuchende Menschen individuell, praxisnah und wertschätzend auf ihrem Weg zurück in den ersten Arbeitsmarkt.

Für unser neues Team in Bern suchen wir per 1. Dezember 2026
eine engagierte, digital versicherte und unternehmerisch denkende Persönlichkeit als

Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration, 80 - 100 %

In dieser Funktion übernehmen Sie weit mehr als klassische Administrations- und Koordinationsaufgaben. Sie denkenstandortübergreifend, digital und vernetzt, erkennen Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Systemen und tragen gemeinsam mit der Leiterin Koordinationsstellen dazu bei, unsere administrativen Abläufe effizient, zuverlässig und zukunftsgerichtet weiterzuentwickeln.

Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration, 80 - 100 %

• Administrative Kernprozesse: Sie stellen Präsenzkontrollen sicher, erstellen und reichen AMM-Bescheinigungen für die Arbeitslosenkassen ein und bearbeiten weitere administrative Prozesse im Rahmen der Leistungsaufträge.
• Qualitätsmanagement: Sie wirken bei der Qualitätssicherung, der Weiterentwicklung von Prozessen sowie bei der Dokumentation und Umsetzung von QM-Vorgaben mit.
• Schnittstellen: Sie arbeiten eng mit Angebotsleitungen, Fachkräften, Qualitätsmanagement, Administration und Geschäftsleitung zusammen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Beschaffung und Kassabuch: Sie koordinieren den Einkauf und überwachen die Bestände von Automaten-, Büro- und Schulungsmaterialien und führen das interne Kassabuch zuverlässig und nachvollziehbar.
• Jahresplätze: Sie koordinieren Anmeldungen, Eintritte und Kapazitäten und stellen eine effiziente und vorausschauende Auslastungsplanung sicher.
• Empfang und Kommunikation: Sie übernehmen Aufgaben am Empfang, in der Telefonzentrale und in der allgemeinen Administration und sind eine kompetente Ansprechperson für Teilnehmende, RAV-Personalberatende und weitere Anspruchsgruppen
• Stv. Leitung und Verantwortung: Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, organisatorischen, koordinativen und konzeptionellen Belangen an den Standorten Bern, Thun und Interlaken und übernehmen bei deren Abwesenheit die Stellvertretung.
• Mitarbeitende: Sie unterstützen die Führung und Information der Mitarbeitenden der Koordinationsstellen und sorgen gemeinsam mit der Leiterin für einheitliche, effiziente und verlässliche Arbeitsabläufe über alle Standorte hinweg.
• Digitale Systeme und Daten:Sie sorgen für eine zuverlässige Nutzung und Abstimmung der verschiedenen digitalen Systeme – insbesondere Isyflow, Platzbewirtschaftung, Präsenzkontrolle und Reporting. Dabei achten Sie auf eine hohe Datenqualität, unterstützen die Mitarbeitenden bei der Anwendung und wirken bei der Weiterentwicklung der Systeme und des Reportings mit.

• Berufs- oder Bildungsabschluss auf mindestens Sekundarstufe II sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen, koordinativen oder vergleichbaren Funktion
• Die Fähigkeit, strategisch, analytisch und vernetzt zu denken und aus Daten, Prozessen und organisatorischen Zusammenhängen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
• Eine rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich selbstständig in neue Softwarelösungen, digitale Werkzeuge und komplexe Abläufe einzuarbeiten.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick über Prozesse, Termine, Daten und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• AusgeprägteIT-Affinität und ein sehr gutes Verständnis für digitale Zusammenhänge – Sehr gute und vertiefte Kenntnisse der Microsoft-Office-/Microsoft-365-Palette. Idealerweise Erfahrung mit Fallführungssoftware, Datenbanken, Reporting- oder Planungssystemen und/oder in einer Koordinationsstelle der Arbeitsintegration.
• Unternehmerisches Denken und Handeln, Eigeninitiative und den Anspruch, nicht…