Project Manager Automatisering

Organisatie

Stichting Wensen Ambulance Noord-Holland vervult laatste wensen van ernstig zieke en terminale mensen. Met circa 180 betrokken vrijwilligers en meerdere wensambulances voeren wij jaarlijks honderden wensen uit. Het aantal aanvragen groeit sterk. Daarom willen wij het volledige proces rondom de ontvangst, verwerking, planning en administratieve afhandeling van wensaanvragen verder professionaliseren en automatiseren.

Als projectmanager begeleid je namens Stichting Wensen Ambulance Noord-Holland het automatiseringstraject van het wensaanvraagproces. De technische ontwikkeling en inrichting worden uitgevoerd door een externe implementatiepartner.

Jij bent binnen onze stichting verantwoordelijk voor de coördinatie, voorbereiding en bewaking van het project. Je vormt de verbindende schakel tussen het bestuur, de wenscoördinatoren, andere betrokken vrijwilligers en de externe partij.

Je zorgt ervoor dat de implementatiepartner beschikt over volledige en correcte informatie over onze werkwijze, behoeften en eisen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het inventariseren en nauwkeurig beschrijven van het huidige wensaanvraagproces;
• Het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden, beslismomenten en informatiestromen;
• Het voeren van gesprekken met wenscoördinatoren en andere betrokken vrijwilligers;
• Het verzamelen, structureren en vertalen van gebruikerswensen naar duidelijke functionele eisen;
• Het aanleveren en controleren van de juiste informatie voor de externe implementatiepartner;
• Het beoordelen of voorgestelde oplossingen aansluiten bij onze dagelijkse praktijk;
• Het bewaken van de planning, voortgang, afspraken en op te leveren resultaten;
• Het signaleren van knelpunten, risico’s en ontbrekende informatie;
• Het coördineren van testfasen en het verwerken van feedback van gebruikers;
• Het opstellen en actueel houden van procesbeschrijvingen, werkinstructies en handleidingen;
• Het inzichtelijk en toegankelijk maken van de nieuwe werkwijze voor alle wenscoördinatoren;
• Het begeleiden van de invoering en het bevorderen van een zorgvuldige overdracht en borging binnen de organisatie;
• Het periodiek rapporteren aan het bestuur over voortgang, aandachtspunten en noodzakelijke besluiten.

De kern van de functie ligt bij projectbegeleiding, procesinrichting en interne borging. Je hoeft de automatisering niet zelf technisch te bouwen.

Wij zoeken een zelfstandige professional die overzicht houdt, goed luistert en complexe werkprocessen helder en praktisch kan beschrijven.

Je beschikt bij voorkeur over:

• Aantoonbare ervaring met projectmanagement, procesoptimalisatie of digitaliseringsprojecten;
• Ervaring met het inventariseren en beschrijven van administratieve of operationele processen;
• Het vermogen om gebruikerswensen te vertalen naar duidelijke eisen voor een externe leverancier;
• Sterke organisatorische, analytische en communicatieve vaardigheden;
• Een gestructureerde en resultaatgerichte manier van werken;
• Ervaring met het begeleiden van veranderingen binnen een organisatie;
• Ervaring met het opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies en gebruikershandleidingen;
• Voldoende digitale kennis om goed te kunnen samenwerken met een implementatiepartner;
• Bij voorkeur enige kennis van Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Lists en Power Automate;
• Affiniteit met vrijwilligersorganisaties, zorg of palliatieve ondersteuning.

Omdat je met verschillende vrijwilligers en externe deskundigen samenwerkt, is het belangrijk dat je mensen kunt meenemen in veranderingen en technische onderwerpen begrijpelijk kunt uitleggen.

Wij bieden een zelfstandige en maatschappelijk betekenisvolle opdracht binnen een betrokken vrijwilligersorganisatie die volop in ontwikkeling is.

• Een opdracht op zzp-basis;
• Een tijdsbesteding van maximaal één dag per week;
• Flexibele werktijden, grotendeels vanuit huis;
• Regelmatig overleg via Microsoft Teams;
• Overleg met wenscoördinatoren, bestuur en externe implementatiepartner;
• Veel ruimte om het project zelfstandig te organiseren;
• Een nader af te stemmen zzp-tarief;
• Een opdracht voor de duur van het automatiserings- en implementatietraject.

Herken je jezelf in deze opdracht en wil je jouw ervaring inzetten voor een organisatie met een bijzondere maatschappelijke doelstelling? Stuur dan je motivatie en cv naar Stichting Wensen Ambulance Noord-Holland.

Na ontvangst van je reactie nemen wij contact op met geschikte kandidaten voor een eerste kennismakingsgesprek via Microsoft Teams. Tijdens dit gesprek geven wij graag een nadere toelichting op de organisatie, het huidige wensaanvraagproces en het voorgenomen automatiseringstraject.