Oficial de Logística

Resumen del puesto:

El/la Oficial de Logística apoya al proyecto Rapid Interventions through Shared Engagement (RISE) coordinando los procesos de adquisiciones de conformidad con la normativa aplicable y asegurando una adecuada documentación de estos, así como supervisando a proveedores, transporte, almacenamiento, inventarios, preposicionamiento de suministros, distribución y logística para emergencias.

Bajo la supervisión del/de la Gerente de Finanzas y Administración para Sudamérica, la posición trabaja en estrecha coordinación operativa con el/la Gerente de Proyecto País y el equipo del proyecto para garantizar que los suministros de agua, saneamiento e higiene (WASH), materiales para la respuesta inicial, artículos de preparación, materiales de capacitación y servicios de campo estén disponibles en el momento y lugar en que se necesiten en las comunidades del VRAEM en Ayacucho y Cusco.

El/la Oficial de Logística mantiene la trazabilidad de extremo a extremo de los bienes y suministros, y apoya la activación rápida de las intervenciones, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de los presupuestos aprobados, los niveles de autoridad delegada, los controles de adquisiciones, los requisitos de protección y la adecuada segregación de funciones.

Soporte de Adquisiciones y Gestión de Proveedores

• Preparar solicitudes de compra y completar archivos de adquisición basados en planes de actividad, presupuestos, especificaciones técnicas, requisitos de entrega y procedimientos organizativos aprobados.
• Solicita presupuestos, prepara documentación para comparar ofertas o presupuestos, coordina la verificación necesaria por parte del proveedor y presenta los archivos para su revisión y aprobación por parte del personal autorizado.
• Mantener una lista actualizada de proveedores locales y críticos para suministros de agua, saneamiento e higiene (WASH), materiales de primera respuesta, artículos de preparación, impresión, comunicaciones, transporte, combustible, almacenamiento y otras necesidades del proyecto.
• Haz un seguimiento con los proveedores sobre disponibilidad, precios, documentación, tiempos de entrega, calendarios de entrega, garantías y términos contractuales acordados, escalando inmediatamente cualquier retraso o incumplimiento.
• Coordinarse con el equipo técnico para confirmar las especificaciones técnicas y los criterios de aceptación, sin modificar de forma independiente las especificaciones ni aprobar sustituciones técnicas.
• Mantener la imparcialidad y confidencialidad en los procesos de contratación; revelar conflictos de interés reales o percibidos; y reportar sospechas de fraude, colusión, apropiación indebida u otra mala conducta a través de canales aprobados.

Inventario, almacenamiento y preposicionamiento

• Recibir, contar, inspeccionar, etiquetar, registrar y almacenar los suministros y equipos del proyecto de acuerdo con la documentación aprobada de compra y entrega, informando de cualquier discrepancia antes de la aceptación.
• Mantener registros de inventario precisos y actualizados que incluyan la descripción, cantidad, estado, ubicación de almacenamiento, persona responsable, historial de movimientos, fecha de caducidad cuando corresponda y saldo disponible.
• Realizar recuentos físicos periódicos y conciliaciones, y documentar inmediatamente cualquier daño, pérdida, escasez, riesgo de caducidad, deterioro o necesidad de reposición.
• Apoyar la preposicionamiento segura de suministros básicos de agua, saneamiento e higiene (WASH), materiales de primera respuesta y artículos de preparación comunitaria en lugares estratégicos y de difícil acceso dentro del VRAEM.
• Documentar los arreglos de custodia y almacenamiento utilizando formularios aprobados para recepción, entrega,…