Managementondersteuner

Ben jij een proactief organisatietalent dat rust en structuur brengt in een bestuurlijke omgeving? Zoek je een zelfstandige functie waarin je dichtbij de directeur-bestuurder, het managementteam (MT) en de bestuurssecretaris werkt? En ben je thuis in moderne digitale toepassingen en AI om werk makkelijker, sneller en beter te organiseren? Dan voel jij je in deze rol bij Laurentius waarschijnlijk snel thuis.

Wij zijn op zoek naar een

Managementondersteuner

24 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 4 dagen

dinsdag vaste werkdag op kantoor

Als managementondersteuner ondersteun je de directeur-bestuurder en de managers wonen, vastgoed en bedrijfsvoering. Je zorgt dat agenda’s, overleggen, stukken en acties goed georganiseerd zijn. Je bewaakt de voortgang, houdt overzicht en werkt nauw samen met de bestuurssecretaris. Zo draag je bij aan een professionele en betrouwbare ondersteuning van bestuur en management.

In deze functie combineer je plannen, afstemmen, organiseren en signaleren. Je zorgt dat overleggen zoals het MT soepel verlopen en dat afspraken worden opgevolgd. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en voelt goed aan wat nodig is in een bestuurlijke context. De functie is daarmee meer dan reguliere ondersteuning, maar de kern blijft: overzicht houden, goed regelen en zorgen dat bestuur en management professioneel worden ondersteund.

• agenda- en planningsbeheer voor directeur-bestuurder en de managers;
• het voorbereiden en organiseren van bestuurlijke en MT-overleggen;
• het verzamelen, ordenen en tijdig beschikbaar maken van vergaderstukken;
• notuleren, verslaglegging en het bewaken van afspraken en acties van de directeur-bestuurder en managers;

Bij afwezigheid van de bestuurssecretaris kun je als haar achtervang optreden, bij voorbeeld bij het ondersteunen van vergaderingen van de auditcommissie en de raad van commissarissen. Ook kan er af en toe een beroep op je worden gedaan door het secretariaat.

• Je signaleert tijdig eventuele knelpunten in besluitvormingsprocessen door overzicht te houden over en actueel inzicht te hebben in agenda- en vergaderplanning, terugkerende overleggen en rapportages;
• Je denkt mee en hebt een voortrekkersrol bij terugkerende processen slimmer, eenvoudiger en toekomstbestendiger kunnen.
• Je doet voorstellen voor verbetering, digitalisering en de inzet van AI binnen jouw eigen werkveld. Denk aan slimmer voorbereiden van overleggen, beter bewaken van acties, efficiënter werken met informatie en het benutten van AI-tools. Je neemt hierin het initiatief.

Je zit op een plek waar veel lijnen samenkomen en waar zorgvuldigheid, discretie en overzicht belangrijk zijn. Samen met de bestuurssecretaris vorm je een professioneel ondersteuningsteam rondom directeur-bestuurder en MT. Jij brengt structuur, bewaakt afspraken en zorgt dat bestuur en management goed voorbereid hun werk kunnen doen. Tegelijkertijd krijg je ruimte om moderne digitale toepassingen, slimme werkwijzen waaronder AI in te zetten binnen jouw eigen werkveld.

Zo zorg je voor professionele, efficiënte en toekomstgerichte ondersteuning van bestuur en management.

8.30 uur Je bekijkt agenda’s, prioriteiten en openstaande acties voor de MT-leden.

9.00 uur Je stemt dossiers en komende overleggen met de bestuurssecretaris af.

9.20 uur Je maakt de agenda voor het MT en bespreekt die met de bestuurder

10.00 uur Je legt acties en notulen van het managementteamoverleg vast met AI.

12.30 uur Tijd voor lunch en een wandeling met collega’s.

13.00 uur Je plant complexe bestuurlijke afspraken en bewaakt acties.

14.30 uur Je pakt acties uit het overleg direct op.

15.00 uur Je denkt mee over hoe een terugkerend proces slimmer kan worden

ing…