Secrétaire administrative bilingue | Bilingual Administrative Assistant

A propos de l’opportunité

Nous sommes à la recherche d’un(e) Secrétaire administrative bilingue afin de soutenir les opérations quotidiennes d’un établissement éducatif dynamique. Ce poste joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif de l’organisation en assurant la coordination des activités de bureau, la gestion des communications, le maintien des dossiers administratifs ainsi que le soutien aux opérations courantes. Relevant de la direction du site, la personne titulaire du poste agit à titre de personne-ressource auprès des élèves, des familles, des membres du personnel et des partenaires externes.

Elle contribue activement à maintenir un environnement professionnel, accueillant et efficace. Cette opportunité s’adresse à une personne organisée, autonome et axée sur le service à la clientèle, qui apprécie un environnement dynamique où aucune journée ne se ressemble.

• Coordination administrative
• Assurer la coordination et le soutien des activités administratives quotidiennes.
• Accueillir les visiteurs et agir comme premier point de contact pour les élèves, les parents, le personnel et les partenaires externes.
• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements.
• Préparer, réviser et distribuer divers documents, rapports et communications.
• Maintenir à jour les dossiers, bases de données et archives administratives.
• Soutenir la gestion des horaires, des remplacements et des besoins opérationnels du site.
• Veiller au respect des procédures administratives et des exigences de conformité.

• Soutien aux élèves et aux parties prenantes
• Coordonner les remplacements du personnel absent conformément aux procédures établies.
• Fournir un soutien administratif aux élèves, aux familles et aux membres du personnel.
• Assurer la transmission des communications et des informations importantes.
• Contribuer à la planification et à la coordination d’activités, de réunions et d’événements spéciaux.
• Maintenir un environnement accueillant, professionnel et orienté vers le service.
• Coordonner les remplacements du personnel absent conformément aux procédures établies.

• Administration financière et opérationnelle
• Effectuer le traitement administratif des factures et des documents financiers.
• Assurer le suivi des achats et de l’inventaire des fournitures administratives.
• Vérifier et classer les pièces justificatives et les documents comptables.
• Maintenir des dossiers financiers et administratifs complets et organisés.
• Soutenir la préparation de rapports administratifs et opérationnels.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs liés aux élèves, aux horaires, aux inscriptions et aux activités scolaires.
• Assurer la communication d'informations importantes entre les élèves, les familles et le personnel.

• Collaboration et communication
• Collaborer étroitement avec les différentes équipes afin de soutenir les opérations et les objectifs organisationnels.
• Développer et maintenir des relations professionnelles positives avec les diverses parties prenantes.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs.
• Accomplir toute autre tâche connexe compatible avec les responsabilités du poste.

• Formation et expérience
• Diplôme ou certificat en bureautique, administration des affaires, secrétariat ou dans un domaine connexe.
• Expérience dans un poste administratif, de coordination ou de soutien de bureau.
• Une expérience dans un environnement éducatif, public ou de services constitue un atout.

• Compétences recherchées
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Excellentes habiletés en communication orale et écrite.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
• Fortes aptitudes en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
• Esprit d’analyse et aptitude à résoudre les problèmes.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en favorisant la collaboration.
• Flexibilité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique.
• Esprit d’équipe et capacité à travailler avec différents intervenants.