Adjoint; e juridique, banques et services financiers

NOTRE CABINET :

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires du Canada. Conseillant de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des parties américaines et internationales ayant des intérêts importants au Canada, nos plus de 1 000 membres sont basés dans les bureaux de Toronto, Montréal, Ottawa, Vancouver, Calgary et New York. Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter.

Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

Osler est fier d’attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

SOMMAIRE DU POSTE :

Contribue à la gestion des pratiques de professionnels du droit par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance et de documents.

Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.

Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes.

L’adjoint.e travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES :

- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);

- Transcrire des documents à partir de notes manuscrites et/ou de messages téléphoniques;

- Comparer des documents avec Litera Compare;

- Mettre à jour des listes de clients;

- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;

- Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;

- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);

- Ouvrir des nouveaux dossiers;

- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;

- Initier des appels conférence;

- Gérer l’agenda du professionnel du droit;

- Gérer des courriels;

- Rechercher, saisir et mettre à jour des données dans One Place;

- Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;

- Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;

- Commander des repas, breuvages et autres ;

- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;

- Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;

- Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;

- Préparer la facturation mensuelle;

- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;

- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;

- Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’aux adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;

- Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis;

- Assermenter des avocats et clients.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :

- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent ;

- Posséder un minimum de 5 années d’expérience en pratique privée pour un ou des professionnels du droit incluant, idéalement, un.e associé.e.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :