Adjointe exécutive - Executive Assistant

Location: Sainte-Thérèse-de-Blainville South

Description Du Poste
Poste hybride combinant les fonctions d’adjoint(e) de direction et de coordination, situé au cœur de l’équipe de direction (« Enabling Team »). Cette personne assure le bon déroulement du rythme de gestion de l’entreprise — réunions hebdomadaires, rencontres trimestrielles, forums des gestionnaires, assemblées générales (« town halls ») et événements — tout en offrant un soutien direct au président-directeur général (PDG), notamment dans la coordination avec les parties prenantes externes.

Le rôle existe pour permettre aux dirigeants de consacrer leur temps au leadership et à la prise de décisions plutôt qu’à la coordination. La réussite dans ce poste exige une personne exceptionnellement organisée, discrète, proactive et orientée vers le service.

Principales responsabilités
Soutien exécutif au PDG

Gérer l’agenda du PDG, la planification de ses rencontres et ses déplacements ; protéger et prioriser efficacement son temps.

Coordonner les communications avec les parties prenantes externes au nom du PDG, notamment la planification des rencontres, la correspondance et les suivis.

Préparer et rassembler les documents d’information, les présentations et les documents préparatoires pour les réunions et engagements du PDG.

Assurer le suivi des engagements et des éléments d’action du PDG jusqu’à leur réalisation.

Traiter les informations confidentielles et sensibles avec discrétion et discernement.

Coordination de l’équipe de direction et du calendrier des réunions

Coordonner la logistique de toutes les réunions et séances de l’équipe de direction : réunions hebdomadaires de leadership (Level 10), rencontres trimestrielles, forums des gestionnaires, assemblées générales, réunions des ventes, réunions de leadership du service, etc., incluant la planification, les invitations, les salles et technologies, la participation et la documentation.

Coordonner de bout en bout les événements de ventes et marketing ainsi que les salons professionnels, en partenariat avec le ou la responsable Marketing et Communications : logistique des lieux et fournisseurs, inscriptions, matériel promotionnel, expédition, déplacements et préparation sur place.

Agir à titre de secrétaire lors du segment structuré de résolution de problèmes des réunions hebdomadaires de leadership, en documentant les enjeux, décisions et actions à entreprendre.

Préparer et distribuer les ordres du jour et documents préparatoires selon un calendrier constant et fiable.

Assurer le suivi des actions et responsabilités découlant des réunions et faire les relances nécessaires jusqu’à leur clôture.

Fournir un soutien administratif et de coordination partagé à tous les membres de l’équipe de direction.

Coordination des communications

Coordonner la logistique et la diffusion des communications internes, dont le contenu est fourni par les équipes Marketing et Communications ou Talent et Culture.

Coordonner les communications et la correspondance externes au nom du PDG et de l’équipe de direction.

Gestion du bureau et accueil

Veiller à ce que les bureaux soient prêts à accueillir les invités et visiteurs importants.

Assurer la coordination générale du bureau et les activités quotidiennes d’accueil afin de garantir le bon fonctionnement du milieu de travail.

Relations de travail clés

Relevant directement du président et chef de la direction (PDG).

Travaille quotidiennement avec l’ensemble de l’équipe de direction, notamment les secteurs Finances, Imagerie médicale, Solutions TI en santé, Opérations, Excellence client et Gouvernance d’entreprise, Talent et Culture, ainsi que Marketing et Communications.

Interagit avec les parties prenantes externes, partenaires, fournisseurs et visiteurs au nom du PDG et de l’équipe de direction.

Qualifications Et Profil Recherchés

Plus de 10 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) de direction ou de coordination, idéalement auprès de dirigeants de haut niveau.

Bilinguisme français-anglais requis.

Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs priorités et agendas simultanément tout en portant attention aux détails.

Grande discrétion et fiabilité dans la gestion d’informations confidentielles et…