Adjoint.e administratif.ve aux ventes immobilières

Location: Mansonville

Adjoint.e administratif.ve aux ventes immobilières
Destination Owl’s Head développe des projets immobiliers de villégiature au cœur d’un environnement distinctif réunissant la montagne, le ski, le golf, le lac et la nature. Notre équipe accompagne les clients dans la découverte et l’acquisition d’une propriété correspondant à leur mode de vie, en leur offrant une expérience professionnelle, personnalisée et cohérente, du premier contact jusqu’au service après-vente.

Reconnue parmi les leaders du développement et du tourisme durable au Canada, Destination Owl’s Head est une organisation où l’humain, l’environnement et la communauté sont au cœur des décisions.
Travailler avec nous, c’est évoluer dans un milieu qui valorise le plaisir et le bien-être des employés, où chaque talent trouve sa place pour jouer, apprendre et se dépasser.
Chaque rôle chez Owl’s Head est un terrain d’expression unique. Ensemble, construisons une destination dont nous pouvons être fiers, aujourd’hui et pour les générations futures.

VOTRE RÔLE EST IMPORTANT
Sous l’autorité du président-directeur général, l’adjoint(e) administratif(ve) aux ventes immobilières assure le suivi des prospects et des dossiers clients, coordonne les rendez-vous et soutient les activités de vente et d’après-vente. La personne présente les projets et transmet l’information de premier niveau, tient les documents et les outils de suivi à jour et veille à un classement rigoureux. Par sa disponibilité, son organisation et la qualité de ses communications, elle contribue directement à une expérience client fluide et professionnelle.

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Sous la supervision du président-directeur général, vous serez appelé.e à :

Suivi des prospects et des clients  : répondre aux demandes, effectuer les relances, documenter les échanges et assurer un suivi constant des dossiers.

Prise de rendez-vous  : communiquer avec les prospects, préciser leurs besoins, planifier les rencontres et les visites avec le conseiller aux ventes et confirmer les rendez-vous.

Présentation des projets  : expliquer les projets, les produits offerts, les disponibilités et les principales étapes du processus d’achat, puis diriger les questions spécialisées vers la personne responsable.

Soutien aux ventes  : préparer et transmettre les documents, suivre les signatures, dépôts, pièces manquantes et échéances, et soutenir le conseiller dans ses activités quotidiennes.

Service après-vente  : demeurer un point de contact accessible après la transaction, coordonner les demandes et assurer leur suivi auprès des équipes concernées.

Gestion documentaire  : ouvrir, mettre à jour, classer et archiver les dossiers clients; maintenir les modèles, listes, présentations et tableaux de suivi à jour.

CRM et outils de suivi  : saisir les nouvelles demandes, tenir les données clients à jour, suivre le cheminement des prospects et produire les rapports requis.

Coordination  : assurer une circulation efficace de l’information entre le PDG, le conseiller aux ventes, les clients, le marketing, la construction, les notaires, les courtiers et les autres partenaires.

Formation ou expérience pertinente en administration, en immobilier, en vente ou en service à la clientèle.

Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word et Excel et Teams.

Aisance avec les outils CRM, les bases de données et le classement électronique.

Excellent sens de l’organisation, rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Habiletés marquées en communication et approche orientée vers le service à la clientèle.

Capacité à expliquer clairement de l’information et à effectuer des suivis avec constance.

Maîtrise du français; bonne connaissance de l’anglais afin de servir…