Assistant; e) administratif; ve Support administratif​/Administrative Assistant - Admin Support

Job Description Summary

Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif de haut niveau à un ou un groupe de cadres supérieurs, gérer leurs calendriers, coordonner les réunions, traiter la correspondance, organiser les voyages et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, nécessitant d'excellentes compétences en communication, en organisation et en capacité de maintenir la confidentialité des informations sensibles;

Agir essentiellement comme un point de contact clé pour le cadre supérieur tout en hiérarchisant les tâches et en gérant efficacement son emploi du temps.

Principales missions :

Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif de haut niveau à un ou un groupe de cadres supérieurs, gérer leurs calendriers, coordonner les réunions, traiter la correspondance, organiser les voyages et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, nécessitant d'excellentes compétences en communication, en organisation et en capacité de maintenir la confidentialité des informations sensibles;

Agir essentiellement comme un point de contact clé pour le cadre supérieur tout en hiérarchisant les tâches et en gérant efficacement son emploi du temps.

Provides high-level administrative support to one or a group senior executive, managing their calendars, coordinating meetings, handling correspondence, making travel arrangements, and ensuring smooth day-to-day operations, requiring excellent communication, organizational skills, and the ability to maintain confidentiality with sensitive information;essentially acting as a key point of contact for the executivewhile prioritizing tasks and managing their schedule effectively.

• Gestion du calendrier : Gérer l'emploi du temps du cadre en planifiant des réunions, des rendez-vous et des conférences, y compris l'envoi de rappels et la coordination avec les participants.
• Préparatifs de voyage : Réservation de voyages, y compris les vols, l'hébergement et le transport, et gestion des notes de frais.
• Coordination des réunions :
  Préparer les ordres du jour des réunions, rédiger les comptes rendus, distribuer les mesures de suivi et assurer le suivi des décisions prises.
• Préparation de documents : Rédiger de la correspondance, des rapports, des présentations et d'autres documents au besoin.
• Gestion de projet :
  Aider à la planification du projet, suivre les progrès et coordonner avec les parties prenantes concernées.
• Soutien à le gestion des budget marketing: les bons de commande, l'allocation et le suivi du budget marketing. Rationalisation efficace des dépenses marketing (allocation correcte des dépenses dans Agora) et «réception» en temps opportun dans le trimestre convenu
• Soutien aux événements externes : Événements clients et Congrès pour l'International (demande exceptionnelle mondiale). (Sélection des lieux, des commodités, de la nourriture et des boissons afin de nous aligner sur les exigences de conformité), contrats, paiements. Logistique des matériels et équipements marketing et gestion du stockage, (conformité, contractualisation et paiements). Cela nécessite de jouer avec les besoins en matière de comptabilité fournisseurs, de conformité et de budget et de travailler en étroite collaboration avec les équipes marketing.
• Gestion AST :
  Doit être formé au processus IPP, en veillant à l'alignement avec les règles de conformité et au paiement final du client. Processus SOAR/ SAM pour ajouter un nouveau fournisseur ou client dans la base de données.
• Confidentialité :
  Maintenir la discrétion et protéger les informations sensibles.

• Solides compétences en communication orale et écrite. Solides compétences…