Coordonnateur de programme​/Program Coordinator

Job Details

• Effectuer des tâches administratives générales comme le traitement du courrier, la saisie à l’ordinateur et la maintenance du système de classement pour le programme.
• Créer et tenir les dossiers des patients dans le système de GRC en s’assurant que les renseignements saisis sont exacts et mis à jour régulièrement.
• Exécuter les tâches administratives essentielles au cheminement des patients au sein du programme.
• Agir d’agent de liaison avec les autres membres de l’équipe.
• Traiter les télécopies (entrantes et sortantes) de la façon et au moment appropriés.
• Étiqueter et saisir les documents dans le système de GRC et les lecteurs des programmes.
• Revoir et analyser les documents pour repérer les événements indésirables.
• Signaler les événements indésirables.
• Tel que requis, responsable du traitement des demandes de paiement de la quote-part pour les patients, les pharmacies ou les médecins pour les programmes qui offrent une aide au paiement de la quote-part ou des paiements de conciergerie.
• Vérifier et tenir à jour différents rapports propres à son lieu de travail en décelant les erreurs, les irrégularités ou les incohérences; faire les corrections requises et en aviser le personnel intéressé.
• Participer à divers projets prévus et imprévus en cours au sein du département.
• Participer aux séances de formation sur les produits ou les maladies, à l’interne et destinées aux patients.
• Communiquer par téléphone avec les professionnels de la santé pour le renouvellement des ordonnances.
• Gérer les appels entrants et sortants.
• Se conformer à toutes les politiques, procédures, règles de sécurité et règlements appropriés.
• Exécuter les tâches connexes qui lui sont assignées.

• Performs general administrative tasks such as handling the mail, typing, and maintenance of filling systems for the program.
• Create and maintain patient records in the CRM by ensuring information documented are accurate and updated regularly.
• Execute administrative tasks critical to the progression of patients through the Program.
• Act as a liaise between other members of the team.
• Handling faxes (incoming/outgoing) accordingly and timely.
• Labeling and attaching documents to the CRM and program drives.
• Review and analyze documents for Adverse Events.
• Report Adverse Events. As required, responsible for processing copayment requests for patients, pharmacies and/or physicians for programs offering copay assistance or concierge payments.
• Audits and maintains various reports specific to his/her business location by checking for errors, inconsistencies or discrepancies; makes corrections and notifies appropriate personnel of any modifications.
• Assists with a variety of scheduled and unscheduled projects occurring in the department at any given time.
• Participate in product and disease training sessions, internal as well as client-driven.
• Liaise with HCPs for prescription renewals via phone calls.
• Manage inbound and outbound calls.
• Complies with all appropriate policies, procedures, safety rules and regulations.
• Performs other related duties as assigned.

• Diplôme d’études secondaires ou études postsecondaires de préférence.
• Formation professionnelle technique ou combinaison équivalente d’expérience et d’études.
• De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif similaire.
• Une expérience de l’utilisation du logiciel Sales Force (ou d’un système de GRC) est un atout.

• La capacité à communiquer efficacement en anglais et en français (oral et écrit) est un atout.
• Une connaissance approfondie des applications de la suite Microsoft Office est essentielle.
• Volonté manifeste de changer et d’acquérir de nouvelles compétences.
• Capacité à s’adapter aux priorités changeantes.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes de pensée critique et d’analyse.
• Sens aigu de l’organisation; souci du détail.
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes; capacité à résoudre les problèmes de façon efficace et efficiente.
• Capacité de projeter une image positive et professionnelle.

• High School Diploma or Post…