Managementassistent

Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband

Organisatie :

Vakgebied :

Administratief/secretarieel

Salarisschaal :

1 jaar

Reageren tot :

Functieomschrijving

De afdeling Top-Services bestaat uit managementassistenten, adviseurs facilitaire zaken en medewerkers van de Servicedesk: samen ongeveer 75 mensen. Wij ontzorgen alle afdelingen binnen gemeente Zwolle, zodat zij hun werk optimaal en met nog meer plezier kunnen doen. Dat werkgeluk is merkbaar voor collega’s, partners en inwoners. Voor hen leggen we de lat hoog en maken we het verschil. We zijn gastvrij, zoeken actief de verbinding, werken goed samen en overtreffen verwachtingen.

Als managementassistent ben je niet aan één secretariaat verbonden. Je wordt ingezet op meerdere secretariaten tegelijk en springt in waar het nodig is.. De ene keer ondersteun je een secretariaat een paar weken, de andere keer langer: de periode wisselt en verschilt per keer. Juist door jouw flexibiliteit blijven de secretariaten draaien en blijven onze managementteams goed ondersteund.

Je bent de collega die inspringt wanneer het nodig is en die rust, overzicht en continuïteit meebrengt. Je bent snel van waarde in een nieuwe situatie: je maakt je een nieuw team, nieuwe mensen en nieuwe werkwijzen vlot eigen. Je hebt een goed gevoel voor wat ‘jouw’ managers op dat moment nodig hebben, legt verbanden en bent proactief. Vaak zie je al wat er moet gebeuren en heb je het geregeld voordat iemand het vraagt.

Onderschat deze baan niet. Mail- en agendabeheer bij gemeente Zwolle is bijvoorbeeld best complex, en juist omdat je steeds op een ander secretariaat werkt, houd je veel ballen tegelijk in de lucht. Dit vraagt om flexibiliteit, overzicht en sterk organisatietalent.

• beheert complexe agenda’s en mailboxen en stelt prioriteiten;
• plant en coördineert afspraken en overleggen;
• verzorgt de communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen, agenda’s en stukken;
• organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten;
• bewaakt actiepunten, besluiten en voortgang;
• ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen, zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau en ervaring als managementassistent. Ben je een enthousiaste hbo’er met wat minder werkervaring? Ook dan horen we graag van je. Je krijgt energie van regelen, schakelen en oplossen, en je vindt het juist leuk om steeds op een ander secretariaat aan de slag te gaan. Ook bij drukte blijf je rustig en werk je geconcentreerd door.

Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden: je brengt de kern van een boodschap helder over en schrijft duidelijke e-mails zonder taalfouten.

• flexibel: je beweegt makkelijk mee met wisselende teams, taken en werkperiodes;
• zelfstandig: je pakt je werk op zonder dat iemand je hoeft aan te sturen;
• verbindend samenwerken: je legt makkelijk contact en werkt prettig samen met steeds andere collega’s;
• omgevingsbewust: je voelt snel aan hoe een team werkt, wat er speelt en wat er nodig is;
• snel nieuwe materie eigen maken: je maakt je nieuwe onderwerpen en werkwijzen vlot eigen.

• je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met Microsoft Office, Outlook, Teams en Copilot;
• kennis van iBabs, ERPx of Ubeoo is een pré.

Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.564…