Meewerkstage Projectmanagement ondersteuning

Organisatie :

SWO De Wolden Hoogeveen

Vakgebied :

Administratief/secretarieel

5 maanden

Reageren tot :

Functieomschrijving

Ben jij een student die graag overzicht houdt, goed kan organiseren en interesse heeft in projecten binnen een gemeentelijke organisatie? Dan is deze stage iets voor jou! Tijdens deze stage ondersteun je de projectleiders binnen het team Informatisering bij uiteenlopende projecten en krijg je een uniek kijkje achter de schermen bij een gemeente. Je helpt bij het plannen, organiseren en monitoren van projecten en draagt eraan bij dat projecten succesvol worden uitgevoerd.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen geeft met bijna 900 medewerkers uitvoering aan de gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Dit maakt ons de op één na grootste gemeentelijke werkgever in Drenthe. Daarnaast zijn wij een unieke organisatie door het werken voor twee heel verschillende gemeenten. We zijn centraal gelegen en goed bereikbaar, zowel met de auto als het openbaar vervoer.

Het team Informatisering is onderdeel van het netwerk Informatie van de samenwerkingsorganisatie (SWO). De organisatie bestaat uit een tweehoofdige directie, vijf netwerken (Concern, Informatie, Bestuur, Sociaal en Openbare Ruimte) en daarbinnen diverse teams. De SWO werkt vanuit een sturingsfilosofie. Daarin staan, vanuit onze kernwaarden Vertrouwen, Verbinding en Eigenaarschap (VVE), aandacht voor de mens en sturen op resultaat centraal.

Binnen het team Informatisering werken diverse projectleiders die bezig zijn met projecten gericht op het vervangen van informatiesystemen. Binnen je stage krijg je de mogelijkheid om mee te werken aan de ondersteuning van deze projecten.

Projectmanagement ondersteuning

• Organiseren van diverse projectvergaderingen;
• Verzorgen van verslaglegging;
• Managen van informatiestromen (delegeren, doorverwijzen en afhandelen);
• Bewaken van actiepunten en de voortgang hiervan;
• Organiseren van onder andere workshops, brainstormsessies en bijeenkomsten;
• Verzamelen, ordenen en rapporteren van gegevens t.b.v. programma- en projectaudits.

Administratieve ondersteuning

• Opstellen van veelvoorkomende correspondentie;
• Bijdragen aan het opstellen en wijzigen van projectdocumenten;
• Controleren, wijzigen en registreren van diverse gegevens in geautomatiseerde systemen;
• Opstellen van (signalerings) overzichten;
• Opzetten en up-to-date houden van projectdossiers;
• Bewaken van registratie- en documentbeheersprocedures;
• Signaleren en rapporteren van knelpunten.

Werken vanuit waarden

Bij de SWO werken we vanuit drie kernwaarden:

• Vertrouwen;
• Eigenaarschap.

Wat vragen wij?

Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden. Je luistert aandachtig, durft vragen te stellen en weet informatie samen te vatten. Je werkt graag samen met anderen en krijgt energie van plannen en organiseren. Daarnaast:

• Volg je een mbo niveau-4 opleiding in een administratieve, organisatorische of ondersteunende richting, zoals Project Management Ondersteuner (PMO), Office & Management, Managementassistent
• Ben je per februari 2027 op zoek naar een meewerkstage voor 32-36 uur;
• Vind je het leuk om samen te werken met verschillende collega's en stakeholders;
• Ben je nieuwsgierig naar hoe projecten binnen een gemeente worden georganiseerd.

Jouw toekomstige collega's

Je komt te werken in een divers team van IT architecten, adviseurs, projectleiders en specialisten op het gebied van contract- en procesmanagement. Het is een betrokken team dat zich elke dag inzet voor de organisatie en tegelijkertijd zelf een (organisatie) ontwikkeling doormaakt. Het hele team, inclusief ingehuurde collega's, bestaat uit zo'n 20 collega's. Binnen de organisatie wordt sterk ingezet op het…