Directiesecretaresse; Interim

Als directiesecretaresse ben je onderdeel van het directiesecretariaat. Samen met je collega secretaresses ondersteun je de directie waarvan primair één van de vijf Divisiedirecteuren en een Business Unit Manager van Sweco Nederland. Uitstekende organisatorische, administratieve- en communicatieve vaardigheden zijn hierin onmisbaar. Ben jij die energieke, proactieve en doortastende persoon die wil meedenken met het directieteam, die snel en makkelijk schakelt? Dan gaan we heel graag het gesprek met je aan en nodig ik je uit voor een kop koffie!

Sweco is een toonaangevend architecten advies- en ingenieursbedrijf dat zich richt op het creëren van duurzame oplossingen voor de gebouwde en natuurlijke omgeving. Met 2.400 collega's in Nederland, biedt Sweco expertise op het gebied van stedenbouw, infrastructuur, waterbeheer, milieu en energie. Ons team van experts werkt nauw samen met klanten om op maat gemaakte oplossingen te ontwikkelen die voldoen aan de behoeften van vandaag en morgen.

Of het nu gaat om het ontwerpen van duurzame gebouwen, het plannen van efficiënte infrastructuur of het beschermen van de natuurlijke hulpbronnen, bij Sweco streven we naar een positieve impact op de samenleving en het milieu. Wij zijn voor onze Divisiedirecteur Energy & Industry op zoek naar een ad interim directiesecretaresse voor vervanging zwangerschapsverlof. Je start eind november en vervult deze tijdelijke rol tot begin mei.

Deze baan vraagt om een proactieve, flexibele en energieke collega, die een hoog werktempo heeft. Iemand die enthousiast wordt van met veel verschillende werkzaamheden bezig zijn. Je werkt veelal zelfstandig waarbij je doortastend werkt, snel kan schakelen, de juiste prioriteiten stelt en goed omgaat met sensitieve informatie. Je bent een kei in helder communiceren en als er iets georganiseerd moet worden, zijn we bij jou aan het juiste adres.

In de rol van directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de divisiedirecteuren van Sweco Nederland. Dat betekent dat je zorgt voor efficiënte en volledige secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Denk daarbij onder andere aan: ‘het maken van afspraken/agendabeheer, het plannen en organiseren van bijeenkomsten met in- en externe partijen, het screenen en prioriteren van inkomende mailberichten, notuleren tijdens management overleggen, het zijn van een sparringpartner en het ontzorgen van de directeuren.’

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele directiesecretaresse die het leuk vindt om een breed scala aan werkzaamheden op zich te nemen en energie krijgt van afwisseling. Je bent een echte aanpakker die gemakkelijk inspeelt op ad-hocvragen en graag ondersteunt waar dat nodig is. Het betreft een functie voor 32 tot 40 uur per week
, waarbij flexibiliteit belangrijk is vanwege geplande overleggen en andere werkzaamheden. Je standplaats is De Bilt
, waarbij het de voorkeur heeft dat je minimaal twee dagen per week op kantoor aanwezig bent en daarnaast deels vanuit huis werkt. Wil jij een centrale rol vervullen binnen de ondersteuning van twee divisiedirecteuren en bijdragen aan een organisatie die werkt aan de leefomgeving van morgen? Dan maken we graag kennis met je.

* Deze functie betreft een tijdelijke vervanging in verband met zwangerschapsverlof voor een periode van circa vijf maanden. De beoogde startdatum is 23 november.

Ervaring met plannen en organiseren, bij voorkeur in een vergelijkbare rol

Goede communicatieve vaardigheden en (mondelinge en schriftelijke) beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Uitstekende kennis van het MS-Office pakket

Zelfstartend, flexibel, proactief en oplossingsgericht

• Je werkt aan uitdagende projecten die er echt toe doen
• Een…