Medewerker Financiële Administratie - crediteuren

Als Medewerker Financiële administratie zorg jij dat inkoopfacturen en declaraties correct, tijdig en volgens de geldende regels worden verwerkt. Met jouw nauwkeurigheid en financiële expertise draag je bij aan een betrouwbare financiële administratie binnen een organisatie waar onderwijs, onderzoek en innovatie centraal staan.

Functieomschrijving

Een goed georganiseerde financiële administratie is onmisbaar voor een grote en complexe organisatie als de TU Delft. Als medewerker financiële administratie binnen het crediteurenteam zorg jij ervoor dat het proces rondom inkoopfacturen en declaraties soepel en zorgvuldig verloopt. Van de eerste controle van een factuur tot en met de uiteindelijke betaling: jij houdt overzicht en zorgt dat de administratie klopt.

Je werkt daarbij op het snijvlak van financiële administratie, interne processen en wet- en regelgeving. Je controleert gegevens, signaleert afwijkingen en onderneemt actie wanneer iets niet klopt. Ook heb je contact met leveranciers en medewerkers over vragen, betalingen en eventuele disputen. Zo zorg je er samen met je collega’s voor dat financiële processen betrouwbaar en efficiënt verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse verwerking en controle van inkoopfacturen en declaraties. Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Je controleert de volledigheid en juistheid van inkoopfacturen en declaraties en codeert deze volgens interne en externe regelgeving.
• Je controleert leveranciersdocumentatie en zorgt dat deze voldoet aan de eisen rondom omzetbelasting.
• Je voert de matching van inkoopfacturen met inkooporders in het financiële systeem uit.
• Je zorgt voor een tijdige en correcte betaling van inkoopfacturen en declaraties.
• Je beantwoordt vragen van leveranciers en medewerkers over het gebruik van het financiële systeem en handelt mogelijke disputen zorgvuldig af.
• Je analyseert openstaande posten, verklaart afwijkingen in de ouderdomsanalyse en onderneemt waar nodig actie.
• Je monitort wekelijks mogelijke dubbele betalingen en voert de benodigde controles en vervolgacties uit.
• Je verwerkt maandelijks correcties in het financiële systeem wanneer uit kwaliteitscontroles blijkt dat facturen niet juist zijn ingeboekt.

Jouw werkomgeving

Je maakt deel uit van het team Crediteurenadministratie binnen afdeling Finance operations. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat inkoopfacturen en declaraties correct worden verwerkt en tijdig worden betaald. Je hebt daarbij contact met medewerkers binnen de TU Delft en met leveranciers. Je werkt in een professionele en dynamische omgeving waarin nauwkeurigheid, samenwerking en het continu verbeteren van financiële processen centraal staan.

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en houdt goed overzicht over verschillende werkzaamheden. Daarnaast ben je in staat om financiële gegevens te analyseren, afwijkingen te signaleren en passende acties te ondernemen. Je communiceert gemakkelijk met verschillende gesprekspartners, zowel binnen en buiten de organisatie.

Verder voldoe je aan de volgende eisen:

• Je hebt mbo+-niveau, bijvoorbeeld door een opleiding in financiële administratie, bedrijfsadministratie of een vergelijkbare richting.
• Je hebt ervaring met financiële administratie of een vergelijkbare functie.
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving die relevant is voor financiële administraties.
• Je hebt goede kennis van en ervaring met Microsoft Excel, Word en Outlook.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van…