Managementassistent Institute of Applied Mathematics; DIAM

Wil jij werken in een internationale omgeving waar onderwijs en baanbrekend onderzoek samenkomen? Jij zorgt ervoor dat wetenschappers, promovendi en studenten optimaal worden ondersteund.

Als managementassistent bij het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) ondersteun je één of meerdere secties binnen de afdeling en zorg je ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en servicegerichte aanpak kunnen medewerkers zich richten op waar zij het beste in zijn: excellent onderzoek en inspirerend onderwijs. Op dit moment zijn wij op zoek naar twee nieuwe collega managementassistenten.

Je bent een onmisbare schakel binnen de sectie(s) die je ondersteunt én binnen de afdeling als geheel. Samen met zes collega-managementassistenten werk je aan een professionele ondersteuning van DIAM. Daarbij heb je veel contact met collega's binnen de afdeling en met centrale ondersteunende diensten van de TU Delft.

Je ondersteunt onder andere de sectieleider(s) bij het plannen en organiseren van hun werkzaamheden, coördineert administratieve en HR-processen en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten. Geen dag is hetzelfde: de ene keer regel je de onboarding van een nieuwe internationale medewerker, de andere keer organiseer je een wetenschappelijk symposium of zorg je dat een complexe vergadering vlekkeloos verloopt.

Je rapporteert aan de afdelingssecretaris en maakt deel uit van een team waarin samenwerking, initiatief en kennisdeling centraal staan. In deze veelzijdige functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken en zichtbaar bij te dragen aan een goed georganiseerde afdeling.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en gasten.
• Je ondersteunt de sectieleider(s) met complex agendabeheer en het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Je coördineert HR-processen rondom aanstellingen, mutaties, sollicitaties en onboarding, inclusief ondersteuning bij internationale aanstellingen.
• Je organiseert vergaderingen, colloquia, conferenties, cursussen, recepties en andere wetenschappelijke en sociale bijeenkomsten.
• Op verzoek maak je vergaderverslagen of actielijsten in het Nederlands en Engels.
• Je verzorgt logistieke en financiële werkzaamheden, zoals inkooporders, bestellingen en contact met leveranciers en ondersteunende diensten.
• Je beheert administraties en houdt overzichten en webpagina's actueel, bijvoorbeeld voor projecten, afstudeeropdrachten en alumni.
• Samen met je collega's draai je enkele weken per jaar piketdienst, waarbij je iets eerder start (08.00u).

Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbind, inspireert en versterkt.

• Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
• Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pre, maar geen vereiste.
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen en applicaties snel eigen.
• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en houdt ook onder tijdsdruk overzicht.
• Je bent proactief, servicegericht en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
• Je communiceert gemakkelijk en werkt prettig samen met collega's en studenten uit verschillende culturele achtergronden.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een collegiale teamspeler die initiatief toont en graag bijdraagt aan een professionele en prettige werkomgeving. In deze functie bestaat de mogelijkheid om maximaal 1 dag vanuit huis te werken.

• Het dienstverband is1 jaar.
  
  Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-38 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.