Directie- en bestuursassistent

Het Hoogheemraadschap van Delfland zoekt een nieuwe directie- en bestuursassistent. In deze rol ben jij de onmisbare ondersteuning voor onze directeuren en/of bestuursleden. Jij houdt de regie over dynamische agenda's en je zorgt ervoor dat de directie en/of bestuursleden van ons waterschap altijd goed voorbereid aan tafel zit.

Als directie- en bestuursassistent zorg je ervoor dat de directie- en bestuursleden zich volledig kunnen richten op de inhoud van het werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden op te pakken. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Je plant en verzet afspraken moeiteloos en bepaalt wat eerst moet op basis van urgentie.

De agenda's van degenen die jij ondersteunt bepaalt jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit, je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;
• Brede secretariële ondersteuning van directieleden en bestuurders, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties.

Deze functie is ingeschaald in schaal 8 van de CAO Waterschappen. Minimaal € 3.539,- en maximaal € 4.626,- bruto per maand.

Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de mogelijkheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen of je basissalaris maandelijks wil aanvullen.

De functie is fulltime voor 36 uur per week.

Een contract voor een jaar met de mogelijkheid om te verlengen naar een vast contract

Wij stellen eens per 5 jaar € 6.000,- beschikbaar voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Hybride werken; zo kun je werken vanuit huis of vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!

Je krijgt een NS-businesscard of, als je niet met het OV reist, € 0,23 netto per km. Je kan ook tegen gunstige voorwaarden een fiets aanschaffen voor je woon-werkverkeer.

Delfland vult de 70% betaalde WAZO ouderschapsverlofregeling (9 weken, in het 1e jaar) aan tot 13 weken 100% betaald.

Samen met Fello bieden wij mantelzorgondersteuning. We vinden het namelijk belangrijk dat werkende mantelzorgers ondersteund worden.

Als directie- en bestuursassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor directie- en bestuursleden. In een politiek-bestuurlijke omgeving beweeg jij je met vanzelfsprekende organisatiesensitiviteit: je ziet wat er speelt, voelt aan wat nodig is en stemt je aanpak hier direct op af. Je bent integer, hebt een actieve houding en bent doortastend.

Je houdt overzicht in een constante stroom van vragen en verzoeken, bepaalt snel wat prioriteit heeft en zorgt dat afspraken tijdig en zorgvuldig worden geregeld.

Met jouw sterke planning- en organisatiekracht breng je structuur, rust en duidelijkheid in een dynamische agenda.

Verder neem je mee:

• MBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar werkervaring als directieassistent of bestuursassistent in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams en bij voorkeur met Co Pilot
• Een goede mondelinge en…