Bestuursassistent

Benieuwd wat er allemaal gebeurt in het bestuurlijke hart van de TU Delft? Je ontdekt het als bestuursassistent. Ondersteun de Algemeen Bestuurssecretaris en bouw daarbij een indrukwekkend netwerk op.

Door de aanstaande pensionering van één van onze bestuursassistenten ontstaat een mooie kans voor een ervaren professional om ons bestuurssecretariaat te versterken.

In deze veelzijdige functie ondersteun je bij het College van Bestuur primair de Algemeen bestuurssecretaris van de universiteit. Daarnaast vervul je een belangrijke secretariële rol in het benoemingsproces van een nieuwe hoogleraar, waarbij je de Rector Magnificus ondersteunt.

Je maakt deel uit van een team van vier bestuursassistenten en werkt nauw samen met de collega’s binnen het Bestuursbureau. Je werkt voornamelijk op kantoor, dicht bij het bestuur, je directe collega's en de bestuurlijke processen. Juist die nabijheid stelt je in staat snel te schakelen, overzicht te houden en optimaal te ondersteunen.

De afwisseling en dynamiek van deze functie spreken je aan. Je bent goed georganiseerd, behoudt het overzicht en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en stelt de juiste prioriteiten. Als ervaren professional werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je werk. Je voelt je thuis in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar flexibiliteit en betrokkenheid essentieel zijn.

Naast de ondersteuning van de Algemeen Bestuurssecretaris werk je samen met diverse collega’s binnen het Bestuursbureau, waaronder beleidsmedewerkers, secretarissen voor de medezeggenschapsraad en de bestuurssecretaris van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Laatstgenoemde ondersteunen je onder meer bij de planning van vergaderingen en de organisatorische en logistieke voorbereiding daarvan. Daarnaast ondersteunt je de HR-processen van het Bestuursbureau en verzorg je de afhandeling van inkoopaanvragen en bijbehorende administratieve processen voor het College van Bestuur en het Bestuursbureau en ondersteunt je de Rector Magnificus in het benoemingsproces van hoogleraren.

Als bestuursassistent:

• Beheer je complexe agenda’s, stelt prioriteiten en bewaak je informatiestromen uit diverse kanalen.
• Ontvang je gasten en verricht je diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Stem je dagelijks af met de Algemeen Bestuurssecretaris, signaleer je knelpunten en neem je proactief werkzaamheden uit handen.
• Fungeer je als schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
• Lever je een actieve bijdrage aan het optimaliseren van werkprocessen binnen het secretariaat.
• Ben je proactief en coördinerend in het benoemingsproces van hoogleraren
• Draag je bij aan de onderlinge vervangbaarheid binnen het team, zodat een optimale ondersteuning van het College van Bestuur is gewaarborgd

Wij zoeken een zeer ervaren bestuursassistent die gewend is te opereren op directie- of bestuursniveau binnen een complexe organisatie. Je combineert organisatiesensitiviteit met daadkracht, gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie en behoudt overzicht in een dynamische omgeving. Je bent accuraat, reflectief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk

Verder beschik je over:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante secretaresse- of managementassistentopleiding.
• Ten minste 5 jaar relevante ervaring, bij voorkeur in een bestuurlijke of academische omgeving.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en het vermogen zelfstandig prioriteiten te stellen en vooruit te denken.
• Het vermogen tactvol te schakelen wanneer verschillende belangen, verzoeken…