Managementassistent afdeling Engineering Systems and Services

Wij zoeken twee initiatiefrijke managementassistenten die energie krijgen van het soepel laten verlopen van processen binnen een internationale, wetenschappelijke afdeling.

De afdeling Engineering Systems and Services (ESS) doet onderzoek naar complexe systemen op het gebied van energie, mobiliteit en digitalisering. Denk bijvoorbeeld aan het ontwerpen van toekomstbestendige energiesystemen voor de energietransitie, het ontwikkelen van slimme laadnetwerken voor elektrisch vervoer en het verantwoord inzetten van AI en digitale platforms in onze samenleving.

De afdeling is opgedeeld in drie secties, die elk worden ondersteund door twee vaste managementassistenten. Twee collega’s zetten een mooie vervolgstap naar een andere functie binnen de TU Delft. Daardoor zoeken wij twee nieuwe collega's die met hun kennis, initiatief en organisatietalent ons team komen versterken.

Je maakt deel uit van een professioneel en betrokken team van managementassistenten. Collega's weten elkaar gemakkelijk te vinden, delen kennis en springen waar nodig voor elkaar in. Je werkt in nauwe samenwerking met een collega voor een van de secties. Daarnaast ondersteun je waar nodig ook de andere secties, bijvoorbeeld tijdens drukke periodes of bij afwezigheid van een collega.

Dankzij jouw inzet verlopen de dagelijkse werkprocessen soepel, zodat wetenschappers zich kunnen richten op onderwijs en onderzoek. Je vervult een afwisselende functie met veel contacten en uiteenlopende werkzaamheden. Je ondersteunt de sectie bij administratieve en organisatorische processen op het gebied van HR, financiën en secretariële dienstverlening. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers en draag je bij aan de organisatie van bijeenkomsten en evenementen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het dagelijks ondersteunen van de sectieleider, hoogleraren en universitair (hoofd) docenten;
• het verzorgen van administratieve processen rondom aanstellingen en personele mutaties;
• het onboarden van nieuwe (internationale) medewerkers en gasten;
• het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, workshops, symposia en andere bijeenkomsten;
• het regelen van catering, reizen en andere praktische zaken;
• het beantwoorden van vragen van medewerkers en bezoekers en het fungeren als aanspreekpunt binnen de sectie.

Je werkt graag samen en zoekt actief de afstemming met collega's. Tegelijkertijd pak je zelfstandig werkzaamheden op, stel je prioriteiten en maak je weloverwogen keuzes. In afstemming met de leidinggevende kun je na de inwerkperiode 1 dag per week thuis werken.

• Herken jij jezelf in het onderstaande profiel? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
• Je hebt een afgeronde administratieve of secretariële opleiding en een MBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring binnen de TU Delft of een andere universiteit is een pré.
• Je weet prioriteiten te herkennen, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en behoudt overzicht.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office en voelt je snel thuis in administratieve systemen en databases.
• Je hebt oog voor mensen, culturele verschillen en organisatorische verhoudingen.
• Je bent servicegericht, collegiaal en communicatief vaardig.
• Je werkt proactief, nauwkeurig en verantwoordelijk en bent flexibel inzetbaar.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel.…