Medewerker processen en systemen

Voor cluster Kennis & Advies zoeken wij een oplossingsgerichte

Wij zijn Nuffic, dé Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs. Van primair en voortgezet onderwijs tot mbo, hoger onderwijs en onderzoek, en volwasseneneducatie. Onze ambitie is dat alle leerlingen en studenten internationale competenties kunnen opdoen, in het buitenland of in eigen land. Zo zijn ze voorbereid op de samenleving en de arbeidsmarkt van de toekomst en zijn ze beter voorbereid om te werken aan mondiale vraagstukken.

Want voor internationale vraagstukken zijn internationale oplossingen nodig. Economische, politieke of sociale ontwikkelingen stoppen niet bij de landsgrenzen. De veranderingen in de wereld als gevolg van globalisering, maar ook van digitalisering, vragen veranderingen in het onderwijs. De circa 250 medewerkers van Nuffic zijn werkzaam in de 2 inhoudelijke clusters:
Cluster Kennis en Advies (K&A) en Cluster Programma's en Partnerschappen (P&P) en een Bedrijfs- en Bestuursdienst (BBD).

Als medewerker processen en systemen ben je verantwoordelijk voor het beheren, verbeteren en ondersteunen van administratieve processen en systemen bij het cluster K&A. Je zorgt ervoor dat processen efficient verlopen en dat de gebruikers optimaal worden ondersteund. Ten behoeve van de maand- en kwartaalrapportages stel je overzichten op vanuit de diverse financiële en administratieve systemen. Je doet inhoudelijke verbetervoorstellen voor de processen waaronder de archivering, postregistratie, procesbeschrijving en
-registratie, etc. Daarnaast stel je presentaties, schema's of korte notities op. Als superuser van de verschillende systemen zoals het CRM-systeem en het financiële systeem ben je het eerste aanspreekpunt binnen het cluster K&A.

Onderdeel van je functie is ook het administratief ondersteunen van de manager en de teamleiders van het cluster K&A. Je zorgt voor agendabeheer, de coördinatie rondom vergaderingen en bijeenkomsten, zoals teamleider-overleggen, brainstorm- en beleidssessies, meerdaagse strategiebijeenkomsten en clusterdagen. Je houdt regie op actiepunten en relevante deadlines en bent alert op urgente zaken. Je stelt de vergaderschema's van diverse stakeholder-overleggen voor inclusief de noodzakelijke vergaderstukken en draagt zorg voor de verslaglegging.

Je werkt in dit alles proactief samen met zowel de manager, de teamleiders en de secretaresses binnen het cluster K&A als de secretaresses van de andere managers en teamleiders in het cluster Programma's & Partnerschappen en de Bedrijfs- en Bestuursdienst.

• Beheren, monitoren en optimaliseren van administratieve systemen en werkprocessen;
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in processen en werkwijzen;
• (Mede) opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen, werkinstructies en documentatie;
• Ondersteunen van gebruikers, o.a. manager en teamleiders cluster K&A, bij vragen over de systemen, processen en procedures;
• Zorgdragen voor rapportages;
• Plannen, organiseren en faciliteren van in- en externe vergaderingen, overleggen of bijeenkomsten;
• Inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen en overleggen;
• Ondersteunen van cluster K&A bij procesmatige en systematische werkzaamheden, zoals Superuser Business World en Superuser CRM.

• Je hebt minimaal een mbo-4 opleiding afgerond;
• Je hebt aantoonbare en recente (minimaal 4 jaar) werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• Je hebt ervaring met het optimaliseren en vormgeven van administratieve processen;
• Je hebt ruime ervaring met MS Office, Office 365, CRM-systemen, boekhoud- of financiële systemen, SharePoint en andere cloudapplicaties;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je werkt zelfstandig, proactief, creëert en behoudt overzicht, bent stressbestendig en klantgericht.

Voor de functie zijn de volgende competenties essentieel: plannen en organiseren, omgevingsgerichtheid, samenwerken, accuratesse en klantbetrokkenheid.

• Een fijne werksfeer met veel ruimte om je persoonlijk te ontwikkelen. Je bepaalt deels zelf waar en wanneer je werkt.
• Je ontvangt een…