Coördinerend medewerker Secretariaat RFL

Aantal uren 28-32 uur

Plaats Den Haag

Organisatie Rode Kruis

Wil jij bijdragen bij het vinden en in contact brengen van familie? Dan is deze functie bij Restoring Family Links (RFL) iets voor jou!

Niet weten waar je vader, moeder, broer of zus is. Dat is elk jaar voor duizenden mensen de harde realiteit. Zij zijn het contact met hun dierbare verloren als gevolg van een oorlog, conflict, natuurramp of migratie. Waar begin je met zoeken? Het Rode Kruis helpt met het zoeken naar vermiste familieleden en het herstellen van het contact. Dat doen we samen met het Internationale Rode Kruis Comité (ICRC) en alle nationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanverenigingen.

Met behulp van dit netwerk kunnen we op veel plaatsen in de wereld een zoektocht beginnen.

Wat kan je verwachten?

Je maakt deel uit van het team Restoring Family Links binnen de afdeling Migratie & RFL. Je bent de drijvende kracht achter de administratie en de verbindende factor tussen onze vrijwilligersteams in het land, onze beroepskrachten op het verenigingskantoor en de hulpvragers en hun contactpersonen. Samen met een klein groepje vrijwilligers vorm jij het ‘Team Secretariaat’ en hierin heb jij de coördinerende rol.

RFL is een van de oudste diensten van het Rode Kruis en samen zijn we trots op wat we iedere dag mogen doen. We zijn een gezellig, serieus en gemotiveerd team om samen de beste kansen te realiseren voor mensen om (informatie over) hun dierbaren terug te vinden.

Als coördinerend medewerker secretariaat houdt jij het overzicht en zorg je ervoor dat alle taken van het secretariaat verdeeld zijn, en neem jij zelf hier ook een rol in. De hoofdtaak van het secretariaat is het bijhouden van een accurate administratie:
Je zorgt er samen met de vrijwilligers voor dat alle gegevens uit contactformulieren zorgvuldig zijn ingevoerd in ons registratiesysteem (CRM dynamics) en dat dossiers worden doorgezet naar de juiste personen. Je beantwoordt de telefoon en de mail en voert diverse ondersteunde taken voor de afdeling uit. Dit zijn zeer uiteenlopende taken van het reserveren van ruimtes van overleggen tot het mee werken aan projecten of het bijhouden van de voorraad communicatiematerialen.

Jij bent het inhoudelijke aanspreekpunt voor de vrijwilligers van het secretariaat. Je begeleidt ze, beantwoordt hun vragen en je werkt nieuwe vrijwilligers in.

Hiernaast vervul jij een ondersteunende rol voor de behandelaren:
Je beantwoordt een deel van de binnenkomende vragen van vrijwilligers, hulpvragers en contactpersonen over o.a. het CRM systeem en onze criteria. Je neemt zelf contact op met hulpvragers over hun hulpvraag, de voortgang in hun dossier of bij andere vragen. Ook houdt je overzicht en neem je actie op de verdeling van de dossiers bij de teams en de wachtlijst.

We hechten waarde aan diversiteit – in achtergrond en ervaringen. We hebben mensen met verschillende culturele achtergronden, religies, sexuele voorkeur, gender identiteiten en leeftijdsgroepen nodig om onze missie te vervullen.

• Je hebt een afgeronde opleiding, MBO / HBO werk en denkniveau.
• Je hebt ervaring met administratieve processen en werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je bent een spin in het web: je bent faciliterend en flexibel ingesteld.
• Je hebt affiniteit en kunt goed overweg met verschillende systemen, waaronder CRM dynamics, Excel en Teams.
• Je kunt je kennis goed aan anderen overbrengen.
• Je hebt ervaring in het werken met vrijwilligers.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge (face-to-face en telefonisch) en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in het Nederlands als Engels.
• Je kunt goed samenwerken.
• Je werkt zelfstandig en georganiseerd.
• Je bent geduldig en vindt het niet erg om dingen herhaaldelijk uit te leggen of onder de aandacht te brengen.

Het werk dat je doet heeft maatschappelijke relevantie en maakt impact. Dat betekent soms ook impact op jezelf. Daarom hebben we oog voor je welzijn en bieden we handvaten om hierin een goede balans te vinden. We zijn een flexibele en mensgerichte werkomgeving met ruimte voor initiatief en ontwikkeling.

Het salaris voor deze positie valt in salarisschaal 9 van de CAO van het NRK…