Managementassistent

Als Managementassistent help je een Afdelingsmanager. Dit doe je door het telefoon- en mailverkeer af te handelen, het beheren van de agenda en het selecteren en prioriteren hiervan. Je vormt een filter voor de manager, maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Tevens bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch, onder andere door het opvragen en verwerken van informatie.

Je bent zowel klantgericht als professioneel assertief (je durft dus ook nee te zeggen), je bent integer en je schrijft heldere en begrijpelijke teksten. Wat jou kenmerkt is dat je zelfstandig en behulpzaam bent, maar daarnaast ook professioneel assertief en proactief. Je denkt proactief mee met de manager. Naast ondersteuner voor de managers ben je er ook voor de afdeling. Je bent een echte teamplayer en vindt het prettig om je als vraagbaak en steunpunt te bevinden tussen de collega’s.

Daarnaast voel jij je thuis in een omgeving die continue verandert en je weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

• Opleiding
  : je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office) management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring
  : je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager, secretaresse of een soortgelijke functie.
• Kennis
  : je kent de regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied.
• Persoonlijkheid
  : je bent accuraat, duidelijk, omgevingsbewust, proactief, stressbestendig en communicatief vaardig in zowel woord als geschrift.
• Flexibiliteit
  : je past je gemakkelijk aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven. Ook ben je bereid te reizen binnen de regio naar verschillende vergader- of opvanglocaties.
• Veerkracht
  : je weet mee te bewegen op de bewegingen die binnen het COA plaats kunnen vinden. Sterker nog, hier krijg je energie van.

Wij bieden jou de mogelijkheid om te werken aan jouw toekomst én die van de bewoners van het azc. Je hebt afwisselende werkzaamheden en je werkt in een hecht team. Daarnaast hechten we veel waarde aan jouw vrijheid en zelfstandigheid.

• Een overeenkomst voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij gelijkblijvende omstandigheden.
• Een salaris van maximaal € 4.521,11 bruto per maand op basis van 36 uur.
• Een dienstverband van 32 tot 36 uur per week.
• Jouw standplaats is Den Haag. Je bent bereid om 40% van je werktijd op kantoor in Den Haag te zijn. De overige uren kun je elders werken, bijvoorbeeld thuis of op locatie.
• Ruimte voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, met diverse mogelijkheden om je verder te ontwikkelen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 18% van het jaarsalaris, inclusief 26 vakantie-uren, vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband en inzet van vitaliteitsuren, afhankelijk van de leeftijd.
• Pensioenopbouw via PFZW, waarbij jouw eigen afdracht ongeveer 12% bedraagt.
• Reiskosten voor dienstreizen worden vergoed via een kilometervergoeding. Voor woon-werkverkeer ontvang je een bijdrage in de reiskosten.

Je wordt onderdeel van de afdeling Beleid Primair Proces in Den Haag. De afdeling maakt beleid, visies en handelingskaders voor het primair proces van het COA: de opvang en de begeleiding van bewoners. Binnen de afdeling zijn er drie portefeuilles:
Begeleiding, Opvang en Ontwikkeling & Opgave.

Je werkt samen met de afdelingsmanager, de secretaris en de vier beleidsregisseurs. Ook zul je contact hebben met de circa 60 beleidsadviseurs van de afdeling.

Belangrijk is dat je proactief bent en zelf het initiatief neemt om tot actie over te gaan. De collega’s weten elkaar te vinden in overleg om uniformiteit in de werkwijze en kennisuitwisseling te bevorderen maar ook om inspiratie op te doen.

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hun basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.

Ben jij enthousiast over deze functie? Wacht dan niet langer en solliciteer vandaag nog!

Bij vragen over de vacature kun je contact opnemen met Yvonne Killaars (Secretaris van de afdeling Beleid Primair Proces) via

Je kunt ook contact opnemen met Matthijs van der Velde (Recruitment Adviseur) via voor vragen over de procedure. We kijken uit naar jouw reactie!

Ben jij zzp’er? Houd er dan rekening mee dat wij onze nieuwe collega’s alleen een loondienstverband aanbieden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.