Projectmedewerker ondersteuning​/PMO

Wil jij bijdragen aan een toekomst waarin burgers grip hebben op hun gezondheidsgegevens? Stichting Med Mij zoekt een PMO die grip houdt op planning, voortgang en acties. Je bereidt overleggen voor, bewaakt deadlines, houdt projectinformatie actueel en zorgt dat collega's en stakeholders altijd inzicht hebben in de stand van zaken.

Stichting Med Mij is dé landelijke standaard voor veilige en betrouwbare digitale beschikbaarheid van gezondheidsgegevens tussen burgers en zorgverleners. Wij maken het mogelijk dat iedereen op een veilige en gebruiksvriendelijke manier toegang heeft tot de eigen gezondheidsgegevens. Op (Use the "Apply for this Job" box below). vind je meer informatie over ons en waar we aan werken.

Je werkt organisatiebreed en bent de verbinding tussen onze integrale ontwikkelteams, de productowners, de scrummaster, de manager en onze overleggen met de veldraad en de autorisatieraad. Je valt onder de manager Ontwikkeling & Relatiebeheer en werkt samen met het directiesecretariaat en Bedrijfsvoering & Communicatie.

De PMO-functie is een rol met veel gezichten. De ene dag zit je in de voorbereiding van een extern overleg, de andere dag bouw je aan de jaarplanning of sta je met een draaiboek in de hand op een event. Wat al die dagen gemeen hebben is dat jij degene bent die het overzicht bewaakt.

Als PMO ben je de spil in de organisatie van ons werk. Je organiseert, plant, legt vast en bewaakt. Je wacht niet af tot iemand je iets vraagt, maar ziet zelf wat er nodig is. Verder zijn jouw werkzaamheden als volgt:

Kennismanagement en visieontwikkeling

• Je plant afspraken voor MT-leden en houdt de agenda van een of meer MT-leden bij;

• Je bereidt de veldraad en de autorisatieraad voor: voorbespreking, agenda, sprekers en stukken. Je notuleert, verzendt de notulen en regelt de onkostenvergoedingen;

• Je stelt de jaarplanning op en houdt die actueel, van feestdagen en releasemomenten tot heidagen, veldraden en de kwartaalplanningen. Je haalt input op bij Communicatie, het directiesecretariaat en het organisatiecomité en signaleert het als activiteiten elkaar in de weg zitten;

• Je organiseert bijeenkomsten waar veel bij komt kijken: heidagen, kennissessies hackathons en soms het ontvangen van een buitenlandse delegatie. Je bent verantwoordelijk voor het regelen van locaties tot het inhoudelijk programma, de communicatie en nazorg;

• Incidenteel draag je bij aan het opstellen van bijvoorbeeld jaarplannen en andere memo’s door op inhoud en structuur mee te lezen;

• Je beheert het netwerk van Med Mij-ambassadeurs en zorgt voor een evenwichtige inzet, zodat niemand wordt overvraagd of juist te weinig podium krijgt;

• Je houdt het overzicht wat er kan in een PGO op de website en losse projecten bij, zoals ondersteunen bij het maken van het jaarplan of werkplan;

• Je bent de achtervang van je collega bij het Med Mij Loket (de servicedesk van Med Mij en ondersteunt deelnemers bij vragen, aanvragen en processen binnen het Med Mij-stelsel) op de dagen dat zij afwezig is;

• Je ontzorgt collega’s in de praktische kant van het werk: het mede beheren van de secretariaatsmailbox, ons CRM-systeem en de organisatie van onze bijeenkomsten, bijvoorbeeld door te zorgen dat alles klaar staat van stoelen tot versnaperingen.

• Meer dan vijf jaar ervaring in project-, programma- of organisatieondersteuning;

• Aantoonbare ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projecten, teams en overleggen;

• Overzicht en rust in een omgeving waar veel tegelijk speelt, en het vermogen om scherp te prioriteren;

• Nauwkeurigheid: jij legt helder vast wat er is besloten en wie wat oppakt;

• Een proactieve houding. Je signaleert zelf wat er…