Personal Assistant

Als Personal Assistant ben je de rechterhand van de drie partners van Publieke Zaken, met de oprichter en algemeen directeur als je belangrijkste aanspreekpunt. Hij is een drukbezette ondernemer met een groot politiek netwerk. Je beheert niet alleen zijn agenda voor Publieke Zaken, maar houdt ook zicht op de agenda's van zijn andere ondernemingen, nevenactiviteiten en privéafspraken, zodat alles goed op elkaar aansluit.

Hij is direct in zijn communicatie en verwacht dat dingen snel geregeld worden. De twee andere partners plannen veel zelf, maar weten je te vinden voor afspraken, wijzigingen en interne overleggen.

De partners zijn veel buiten de deur, bij klanten, bij acquisitiegesprekken, op ministeries, bij overheidsinstanties en bij politieke relaties. Jij zorgt dat zij op tijd op de juiste plek zijn en goed voorbereid aan tafel zitten. Je denkt vooruit: moet iemand morgenochtend om negen uur in Groningen zijn, dan plan je de avond ervoor geen afspraak tot laat in Den Haag.

Je handelt e-mail af, weet wie de contactpersoon is bij welke directeur of bestuurder, stemt afspraken af met de assistenten van externe relaties en bent voor collega's het aanspreekpunt voor het inplannen van afspraken en vergaderingen.

Een vast onderdeel van je werk is de secretariële ondersteuning van de Vereniging van Eigenaren. Publieke Zaken neemt binnen de VvE het voortouw. Jij bereidt de vergaderingen voor (een paar keer per jaar), plant ze in en verzet ze waar nodig, zorgt dat de agendapunten en stukken op tijd klaarliggen en onderhoudt het contact.

Daarnaast ben je notulist van het MT-overleg, dat elke twee weken plaatsvindt. Je bereidt de agenda voor, zorgt dat alle stukken binnen zijn en houdt de actielijst bij. Een AI-transcriptietool gebruiken mag hierbij gewoon.

Op termijn kunnen er mogelijk ook officetaken bij je komen, zoals het bestellen van kantoorartikelen, contact met leveranciers en het ontvangen van klanten. Omdat je veel zelf uitzoekt en oppakt, voel je je thuis in een rol waarin je zelf je weg vindt in agenda's, mailboxen en contacten.

• Je hebt ervaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of managementassistent en hebt eerder voor directeuren of partners gewerkt.
• Je hebt minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Je staat stevig in je schoenen en kunt goed omgaan met directe communicatie en snel veranderende prioriteiten.
• Je schakelt gemakkelijk tussen drie partners met ieder een eigen werkwijze.
• Je hebt organisatorisch inzicht en ziet snel wat in een complexe agenda wel en niet haalbaar is.
• Je werkt zelfstandig, bent proactief en pakt ook werkzaamheden op die buiten je vaste taken vallen.
• Je bent stressbestendig, servicegericht en voelt je thuis in een jonge, hoogopgeleide organisatie.
• Je hebt interesse in politiek en de wereld van public affairs.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend;
  Engels is een pré. Je bent discreet en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.

Publieke Zaken is een public-affairsadviesbureau in Den Haag, gevestigd recht tegenover het Binnenhof, midden in het politieke hart van Nederland. Het bureau helpt bedrijven en organisaties met hun public-affairsstrategie en richt zich op energie, klimaat, duurzaamheid, landbouw en circulaire economie. Politieke analisten, adviseurs en specialisten op het gebied van regulatory affairs analyseren bestaande en toekomstige wet- en regelgeving en adviseren klanten daarover.

Met zo'n 34 collega's is Publieke Zaken een kleine, informele organisatie met korte lijnen. Het team is jong en hoogopgeleid. De drie partners komen uit de politieke wereld en zijn niet alleen met beleid bezig: ze zitten bij klanten, doen acquisitie en werken dagelijks samen met…