Managementassistent; fte

Functie categorie:
Niet-wetenschappelijke functies

Bij de afdeling bestuursondersteuning van de Faculteit Governance and Global Affairs (Den Haag) is met ingang van 4 januari 2027 een vacature voor een managementassistent (0,6 fte). Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de leden van het faculteitsbestuur en collega’s binnen het faculteitsbureau. Je vormt een belangrijke schakel tussen het bestuur, medewerkers en externe contacten. De functie biedt een zeer gevarieerd takenpakket en vraagt om zelfstandigheid, flexibiliteit, integriteit, probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel.

• Je werkzaamheden richten zich primair op de ondersteuning van het faculteitsbestuur. Daarnaast verricht je algemene ondersteunende werkzaamheden voor het faculteitsbureau.
• Je beheert en bewaakt de complexe agenda’s en mailboxen van de leden van het faculteitsbestuur. Daarbij weeg je prioriteiten af, signaleer je knelpunten en zie je toe op tijdige opvolging. Ook zorg je ervoor dat afspraken en de bijbehorende overlegstukken tijdig en overzichtelijk in de digitale agenda’s van de bestuurders zijn verwerkt.
• Je verzorgt bestuurlijke correspondentie en ziet toe op zorgvuldige archivering.
• Je plant en organiseert overleggen, bijeenkomsten en evenementen en regelt daarvoor onder meer zalen, catering en andere faciliteiten. Je ontvangt en begeleidt bezoekers en zorgt er met oog voor detail voor dat alles tijdig en zorgvuldig is georganiseerd.
• Je biedt praktische en administratieve ondersteuning voor het faculteitsbestuur en het faculteitsbureau. Zo ondersteun je onder meer bij werving en selectie en personeelsmutaties, regel je werkplekvoorzieningen en bestellingen en beantwoord je inkomende telefoongesprekken.
• Je zorgt samen met je collega’s voor de continuïteit van het bestuurssecretariaat. Jullie verdelen de gezamenlijke werkzaamheden onderling, pakken waar nodig aanvullende taken op en vervangen elkaar bij afwezigheid.

Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod. In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen.

Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij. FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers.

Voor meer informatie over de faculteit klik hier .

De functie is ingebed binnen de afdeling bestuursondersteuning van het faculteitsbureau. Deze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd/bestuurssecretaris, twee managementassistenten (waarvan één vacature), een ambtelijk secretaris, een coördinator bestuurssecretariaat/facilitaire zaken en een coördinator graduate school office. De afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en het ondersteunen van de leden van het faculteitsbestuur. Het faculteitsbestuur van de Faculteit Governance and Global Affairs bestaat uit de decaan, de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de vice-decaan/portefeuillehouder onderwijs en het student-lid/de assessor.

Je werkt nauw samen met deze bestuursleden.