Vacature Office Management Medewerker

The Hague & Partners is de officiële marketing- en acquisitie organisatie voor het promoten van vrijetijdsbesteding, congressen en zakelijke ontwikkelingen in Den Haag. Als professionele non-profitorganisatie streven we ernaar de economie van onze stad te versterken en de werkgelegenheid te bevorderen. Door middel van het aantrekken van (inter) nationale bezoekers, congressen, bedrijven en instellingen voor de stad. Dat doen we samen: met collega’s en met onze partners.

We zijn één club en we zijn betrokken. We denken na over wat we doen, of dat duurzaam is en of dat goed is voor Den Haag en de wereld. We hebben een open bedrijfscultuur waarin we ontzorgen. We houden van inspireren en we doen dat met Haagse bluf. Een club waar je bij wilt horen? Wij willen dat jij bij ons hoort.

Voor de afdeling Operations zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Management Medewerker voor 24-28 uur p.w.

Als Office Management Medewerker is geen dag hetzelfde! Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers en collega’s. Andere taken die je o.a. gaat oppakken zijn, agendabeheer, inplannen van interne- en externe afspraken, organiseren van vergaderingen.

Samen met nog één collega vorm je het team Operations Support waarbij jullie als team breed ondersteunen bij organisatorische, facilitaire en secretariële zaken op kantoor. Je bent een echte duizendpoot die er van houdt om binnen een team de collega’s en partners van TH&P te ontzorgen.

• Je handelt inkomende en uitgaande communicatie af (telefoon, e-mail en post).
• Je biedt facilitaire ondersteuning, zoals het beheren van de voorraad (inclusief inkoop en facturatie) en het verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor.
• Je beheert de agenda van een aantal MT-leden en verrichten van secretariële ad-hoc verzoeken van MT-leden.
• Je bent contactpersoon voor de Raad van Toezicht en de secretariaten van de Gemeente t.b.v. het inplannen van diverse afspraken alsmede het organiseren van vergaderingen met TH&P.
• Je biedt secretariële ondersteuning voor de Directie waaronder agendabeheer, het boeken van dienstreizen incl. verblijf en verrichten van diverse administratieve ondersteunende werkzaamheden.
• Je draagt zorg voor het beheer (incl. uitgifte en inname) van bedrijfs- en ICT-middelen inclusief handleidingen voor het opstarten en gebruik van de apparatuur.
• Je bent de contactpersoon het leveranciers- en contractbeheer van de telefonie (opzeggen, nummerbeheer, facturaties).
• Je beheert algemene e-mailboxen en interne communicatiekanalen (o.a. berichten plaatsen op Teams, bijhouden verjaardagslijst en evenementenagenda).
• Je ondersteunt bij het agenderen en voorbereiden van organisatiebrede besprekingen en vergaderingen.
• Je bent de gastvrouw/aanspreekpunt voor bezoekers.
• Je biedt logistieke en organisatorische ondersteuning tijdens (projectmatige) activiteiten of events.

• We werken volgens vier kernwaarden: ontzorgen, inspireren, betrokken, en verbinden. Deze waarden hebben we met elkaar bepaald. Het is de kapstok die we gebruiken bij het nemen van besluiten. Al onze activiteiten moeten we hieraan kunnen hangen, zowel intern als extern.
• We vinden diversiteit en inclusie belangrijk. We zijn open-minded en laten iedereen in zijn waarde. Dit zie je o.a. terug in ons Feestdagenbeleid waarbij een medewerker zelf kiest welke feestdagen gevierd worden.
• We werken vanuit onze kerntaak en zorgen ervoor dat onze activiteiten bijdragen aan welvaart en welzijn van bewoners van Den Haag.

• MBO werk- en denkniveau (bij voorkeur afgeronde Schoevers opleiding);
• Enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Uitstekende kennis van het MS Officepakket, waaronder Teams, Word, Excel,…