Office Manager met secretariële voor de directie

Als Office Manager bij NLV ben jij de spil van onze kantoororganisatie in Den Haag. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkomgeving soepel, gastvrij en professioneel verloopt: van een representatieve kantooromgeving tot een warm welkom voor bezoekers en goed georganiseerde interne activiteiten. Je bent zichtbaar, benaderbaar en krijgt energie van het verbinden van collega’s. Met een positieve, oplossingsgerichte houding zie je wat er nodig is en pak je dit zelfstandig op.

Daarnaast ondersteun je één directielid met brede secretariële en organisatorische ondersteuning, waaronder complex agendabeheer, afspraken met externe stakeholders en praktische organisatorische zaken. Je schakelt gemakkelijk tussen hands-on werkzaamheden op kantoor en discrete ondersteuning op directieniveau. Je zorgt zo voor rust, structuur en een prettige werkomgeving. Wil jij jouw kennis en vaardigheden inzetten om NLV te laten groeien? We maken graag kennis met je.

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het:

• Dagelijks zorgen dat de kantoororganisatie soepel verloopt, inclusief het beheren en bestellen van kantoor- en lunchbenodigdheden en het bewaken van de voorraad;
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en actief zorgen voor een representatieve, prettige en goed verzorgde kantooromgeving;
• Coördineren van facilitaire zaken, waaronder het contact met externe onderhoudspartijen en het WTC Den Haag;
• Organiseren en faciliteren van bedrijfsbrede activiteiten, zoals de maandelijkse kennissessies, het jaarlijkse zomer- en kerstevenement;
• Organiseren en verzorgen van de dagelijkse lunch, inclusief het klaarzetten en netjes achterlaten van de lunchruimte;
• Verzorgen van post- en e-mailafhandeling in algemene mailboxen en het verspreiden van interne nieuwsbrieven;
• Ondersteunen van één directielid met complex agendabeheer, het plannen en voorbereiden van afspraken met interne en externe stakeholders en het bewaken van praktische opvolging;
• Slim inzetten van Microsoft 365 en Copilot om agenda-, mailbox- en administratieve processen efficiënter te organiseren en kansen voor verdere automatisering te signaleren;
• Uitvoeren van BHV-taken en taken als preventiemedewerker (NLV verzorgt de certificering).
• Minimaal Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in office management, hospitality, facility management of managementondersteuning;
• Minimaal 3 jaar relevante ervaring in een rol waarin Office Management en management- of directieondersteuning samenkomen;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het professioneel schakelen met directie, collega’s en externe stakeholders;
• Ervaring met facility management en/of BHV is een pré, ervaring als preventiemedewerker en kennis van de RI&E wordt gewaardeerd;
• Je bent een natuurlijke verbinder: zichtbaar, benaderbaar, dienstverlenend en iemand die met positieve energie actief bijdraagt aan een prettige werksfeer;
• Je bent hands-on, ziet werk en vindt het vanzelfsprekend om zowel praktische kantoortaken op te pakken als op directieniveau te ondersteunen;
• Je bent stressbestendig, organisatorisch sterk, discreet en kunt uitstekend prioriteiten stellen
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheden in het Nederlands en werkt vlot met Microsoft 365; affiniteit met Copilot en AI-ondersteund werken is een pré;
• Je bent minimaal 32 uur per week op locatie in Den Haag beschikbaar. Vanwege het karakter van de rol werk je vier dagen per week op kantoor in Den Haag; bij een vierdaagse werkweek ben je hoofdzakelijk op kantoor aanwezig;
• Je voelt je prettig in een professionele organisatie waarin samenwerken, eigenaarschap en een positieve bijdrage aan het team en de organisatie belangrijk zijn.

• Een salaris tussen de…