Project Officer

Ben jij sterk in organiseren, houd je overzicht in een dynamische internationale omgeving en krijg je energie van het ondersteunen van projecten die wereldwijd lokaal bestuur versterken? Dan is de functie van Project Officer bij VNG International iets voor jou. In deze rol zorg je ervoor dat projecten soepel verlopen, deadlines worden gehaald en projectinformatie altijd op orde is.

VNG International is een dochterorganisatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Ons doel is het ontwikkelen van een krachtig en democratisch lokaal bestuur wereldwijd. Europese en internationale samenwerking tussen lokale overheden behoort nadrukkelijk tot ons werkterrein. VNG International is een bedrijf dat internationaal diensten aanbiedt aan de publieke sector veelal in opdracht van de EU, Nederlandse Ministeries, de Wereldbank, en andere nationale en multilaterale instellingen.

Het hoofdkantoor is gevestigd in Den Haag waar ongeveer 50 mensen werkzaam zijn (jaaromzet 2025 ca. 41 miljoen Euro), met een dochterbedrijf in Tunesië.

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden binnen de projecten (op locatie) maken we gebruik van een groot netwerk van experts op relevante vakgebieden.

Kort samengevat is valt ons werk te verdelen in de volgende activiteiten:

• Managen van internationale projecten in opdracht van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken, de EU en de Wereldbank ter versterking van het lokaal bestuur wereldwijd.

• Ondersteunen van Nederlandse gemeenten bij de ontwikkeling van hun Europese en internationale beleid, en hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van Europese fondsen en kennisnetwerken.

• Ondersteunen van Nederlandse gemeenten bij het werken aan de mondiale duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de VN: de Global Goals for Sustainable Development (SDG’s).

• Acquireren van internationale projecten.

Als Project Officer ondersteun je meerdere internationale projecten van begin tot eind. Je vervult een belangrijke coördinerende en administratieve rol en zorgt ervoor dat projectactiviteiten, processen en projectinformatie efficiënt en zorgvuldig worden georganiseerd.

Je organiseert studie- en werkbezoeken samen met de Events Officer, ondersteunt de inzet van experts en bereidt project overleggen voor. Daarbij bewaak je actiepunten, planningen, deadlines en de voortgang van werkzaamheden. Je houdt toezicht op de tijdige oplevering van rapportages en ondersteunt bij o.a. voortgangsrapportages en projectevaluaties.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een correcte en actuele projectadministratie. Je verwerkt projectgegevens in de daarvoor bestemde systemen, beheert en archiveert projectdossiers en bewaakt de kwaliteit, volledigheid en toegankelijkheid van projectdocumentatie. Ook ondersteun je bij contractbeheer, verzorg je de administratieve opvolging van projectactiviteiten en zie je toe op de naleving van interne procedures en afspraken.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het ondersteunen van financiële en administratieve processen. Je controleert en verwerkt ingediende facturen en declaraties, coördineert goedkeuringsprocessen en zorgt voor een juiste en tijdige administratieve afhandeling.

Tot slot signaleer je afwijkingen of knelpunten en draag je bij aan de verbetering van werkprocessen en projectondersteuning.

De Project Officer maakt onderdeel uit van het team Programmes, dat bestaat uit in 18 tot 20 medewerkers en wordt aangestuurd door de Manager Programmes. Binnen het team wordt nauw samengewerkt aan de voorbereiding, uitvoering, monitoring en administratieve ondersteuning van uiteenlopende projecten.

In deze rol ondersteun je gelijktijdig meerdere projecten en werk je daarbij…