Executive Assistant

Sommige vacatures bieden een mooie volgende stap. Deze rol biedt de kans om mee te bouwen aan een organisatie die de komende decennia van betekenis zal zijn voor Nederland. Voor een opdrachtgever te Den Haag die werkt aan een van de grootste en meest impactvolle energie- en infrastructuurprojecten van ons land, zijn wij op zoek naar een Executive Assistant. De functie is beschikbaar voor 32-40 uur.

In deze veelzijdige functie combineer je hoogwaardige managementondersteuning met een sleutelrol binnen het executive secretariaat. Je ondersteunt twee directieleden én zorgt ervoor dat besluitvorming soepel, gestructureerd en zorgvuldig verloopt.

Als Executive Assistant ben jij de verbindende factor tussen bestuur, directie en organisatie. Je zorgt ervoor dat belangrijke overleggen efficiënt verlopen, besluiten goed worden vastgelegd en acties daadwerkelijk worden opgevolgd.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en bewaken van de jaarplanning
• Coördineren, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Notuleren van vergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten.
• Monitoren van opvolging en terugkoppelen van besluiten binnen de organisatie.
• Inrichten en beheren van een vertrouwelijk en overzichtelijk archief.
• Organiseren en voorbereiden van strategische sessies.

• Complex agendabeheer voor twee directieleden.
• Beheren van inboxen en prioriteren van correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten alsmede opstellen agenda.
• Organiseren van afspraken, reizen en logistieke ondersteuning.
• Ontzorgen op administratief, organisatorisch en operationeel niveau.

Voor deze functie zoeken wij een ervaren professional die zich comfortabel beweegt in een bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen strategie en uitvoering.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je hebt minimaal 6 tot 10 jaar ervaring als Executive Assistant, Bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring binnen een directie-, bestuurs- of boardomgeving.
• Je hebt gewerkt binnen een juridische omgeving, zoals een advocatenkantoor, notariaat of juridische afdeling.
• Je bent sterk in notuleren en het zorgvuldig vastleggen van besluiten.
• Je communiceert uitstekend in zowel Nederlands als Engels.
• Je weet op de juiste manier stakeholders in beweging te krijgen en acties op te volgen.
• Je krijgt energie van het opzetten en verbeteren van processen.
• Je beschikt over minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.

Een pré:

• Affiniteit met HR- en financiële administratieve processen.

Je bent een professional die weet hoe belangrijk vertrouwelijkheid, nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit zijn binnen een bestuurlijke omgeving.

Daarnaast beschik je over:

• Een hoog niveau van integriteit en discretie.
• Sterke organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Doorzettingsvermogen en een gezonde dosis daadkracht.
• Het vermogen om processen en structuren op te bouwen en te verbeteren.

Onze opdrachtgever biedt een unieke werkomgeving waarin maatschappelijke impact, professionaliteit en ondernemerschap samenkomen.

Ze kijken naar de opleiding en werkervaring die jij meebrengt en bieden een salaris (bruto per maand op fulltime basis) dat ligt tussen € 4.000 – € 6.000.

Je kunt rekenen op:

• Een uitdagende functie binnen een organisatie in opbouw.
• De mogelijkheid om zichtbaar bij te dragen aan een project van nationaal belang.
• Een betrokken, professioneel en internationaal georiënteerd team.
• Veel ruimte voor eigenaarschap en initiatief.
• Een werkomgeving waarin samenwerking, vertrouwen en kwaliteit centraal staan.
• De kans om mee te bouwen aan een organisatie die de komende jaren sterk zal groeien.