Officemanager & Directie-assistent

VCSW Groep groeit hard. We bouwen aan één sterke organisatie met verschillende labels en ontwikkelen ons steeds verder richting een one-stop-HR-shop: van recruitment en HR tot salarisadministratie en alles daaromheen.

Die groei brengt natuurlijk ook de nodige dynamiek met zich mee. Nieuwe collega’s, nieuwe locaties, nieuwe contracten en regelmatig een extra BV binnen de groep. Dan is het belangrijk dat iemand het overzicht houdt en zorgt dat de zaken achter de schermen gewoon goed geregeld zijn.

Daar kom jij in beeld.

Als Officemanager & Directie-assistent ben jij de spil van het kantoor in Den Haag én de rechterhand van onze groepsdirectie. Je combineert een praktische en organiserende rol met verantwoordelijkheid voor zaken als inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken.

Je wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren. Je ziet wat nodig is, pakt het op en zorgt dat het geregeld wordt.

VCSW is een innovatief en vooruitstrevend bedrijf binnen de financiële dienstverlening, met een focus op het optimaliseren van loonlasten voor onze klanten. Wat ons uniek maakt is de inzet van slimme tools en geavanceerde technologieën, waarmee wij praktische oplossingen bieden voor complexe vraagstukken binnen de sociale wetgeving. Samenwerking met onze klanten staat centraal in alles wat we doen – we geloven dat een sterk partnerschap de sleutel is tot succes.

Jouw werkdag is afwisselend. Het ene moment regel je een contract met een leverancier, het volgende moment ondersteun je de directie bij een belangrijke afspraak. Tussendoor houd je het kantoor draaiende en zorg je dat administratieve zaken goed zijn vastgelegd.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Je zorgt dat het kantoor in Den Haag en de andere vestigingen goed georganiseerd, representatief en praktisch ingericht zijn.
• Je beheert facilitaire zaken en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en bent verantwoordelijk voor inkoop en contractbeheer.
• Je onderhandelt over contracten, bijvoorbeeld op het gebied van facilitaire dienstverlening, abonnementen en het wagenpark.
• Je houdt afspraken, looptijden en voorwaarden scherp in de gaten en zorgt dat we goede afspraken maken.
• Je bent de vaste rechterhand van de groepsdirectie en ondersteunt bij agenda, afspraken, reizen, vergaderingen en andere organisatorische zaken.
• Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt acties en zorgt dat afspraken worden opgevolgd.
• Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden binnen de groep.
• Je houdt overzicht over documenten, contracten en andere belangrijke informatie, ook wanneer er nieuwe entiteiten of locaties bijkomen.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en weet wat prioriteit heeft.

Geen dag is precies hetzelfde. Juist de combinatie van organiseren, regelen, ondersteunen en verbeteren maakt deze functie interessant.

Je bent iemand die graag de touwtjes in handen heeft en energie krijgt van een omgeving waarin veel gebeurt.

Dit heb je nodig:

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Officemanager, Directie-assistent, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een rijbewijs
  
  B.
• Je bent handig met Microsoft Office en kunt snel je weg vinden in verschillende systemen.

Je hoeft niet voor alles ervaring te hebben. We vinden het belangrijker dat je zelfstandig kunt werken, snel schakelt en verantwoordelijkheid neemt voor wat je oppakt.

• houdt van regelen en organiseren en vindt het prettig als zaken gewoon goed voor elkaar zijn;
• bent servicegericht, maar durft ook kritisch te zijn als een afspraak of…