Secretaris ICT & Informatiediensten

Als Secretaris ICT & Informatiediensten ondersteun je de CTO, de Afdelingsmanager ICT en de Afdelingsmanager Informatiediensten bij procesondersteunende, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het coördineren en ondersteunen van processen en overlegstructuren binnen ICT & Informatiediensten. Je bent hierin de spin in het web.

Een belangrijk onderdeel van je rol is het ondersteunen van de verschillende overlegstructuren binnen ICT & Informatiediensten. Jij bereidt deze overleggen voor, stelt de agenda op, legt afspraken vast en zorgt dat opvolging geborgd wordt. Hierbij werk je nauw samen met de CTO, de Afdelingsmanager ICT, de Afdelingsmanager Informatiediensten en andere betrokken collega’s.

Concreet houd jij je bezig met het Ondersteunen van de CTO, Afdelingsmanager ICT en Afdelingsmanager Informatiediensten bij procesondersteunende, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden, onderaanz;

• Coördineren en ondersteunen van processen en overlegstructuren binnen ICT & Informatiediensten;
• Opstellen en bewaken van planningen, deadlines en procesafspraken;
• Aanspreken van inhoudelijk verantwoordelijken op voortgang en opvolging;
• Voorbereiden en uitwerken van overleggen binnen ICT & Informatiediensten;
• Opstellen van agenda’s, actielijsten en verslagen;
• Bijhouden van gemaakte afspraken en borgen van opvolging;
• Signaleren van risico’s in de voortgang van processen en doelstellingen;
• Meedenken over verbeteringen in werkwijzen, procedures en rapportages;
• Bijdragen aan memo’s, rapportages en jaarplannen richting bestuur, directie en management;
• Ondersteunen bij het optimaliseren en inbedden van de IV-rapportage.

In deze rol ondersteun je de CTO, de Afdelingsmanager ICT en de Afdelingsmanager Informatiediensten en werk je nauw samen met collega’s binnen beide afdelingen. Formeel zal je onderdeel worden van de afdeling ICT. Je hebt veel contact met inhoudelijk verantwoordelijken en met interne stakeholders die betrokken zijn bij verschillende processen en overlegstructuren.

Als Secretaris zorg je ervoor dat overleggen goed worden voorbereid, afspraken helder worden vastgelegd en acties en vervolgstappen goed worden bewaakt. Je werkt daarmee op het snijvlak van procescoördinatie, inhoudelijke ondersteuning, rapportage en bestuurlijke voorbereiding.

In deze rol ben je een belangrijke schakel in het creëren van overzicht, structuur en voortgang binnen ICT & Informatiediensten. Daarnaast werk je samen met je collega-secretarissen binnen het COA, waarbij jullie elkaar waar nodig ondersteunen en kennis en ervaringen met elkaar delen.

Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau en hebt ervaring als secretaris of procescoördinator in een bestuurlijke of complexe organisatorische omgeving. Je bent gewend om overleggen voor te bereiden, afspraken vast te leggen en opvolging te bewaken. Daarnaast kun je goed plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende stakeholders.

Verder breng je mee:

• Ervaring als secretaris in een bestuurlijk complexe omgeving;
• Ervaring met het voorbereiden, begeleiden en uitwerken van overleggen;
• Ervaring met het opstellen en bewaken van planningen, actielijsten en procesafspraken;
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Een gestructureerde, zelfstandige en kwaliteitsgerichte manier van werken;
• Affiniteit met rapportageprocessen en bestuurlijke ondersteuning.

Je bent iemand die overzicht houdt, afspraken concreet maakt en ervoor zorgt dat processen blijven lopen. Daarbij ben je zorgvuldig, proactief en niet bang om door te vragen of collega’s aan te spreken wanneer dat nodig is.

Wij bieden een werkomgeving waarin jouw kennis en ervaring worden gewaardeerd. Je krijgt de kans om…