Project management officer

Programmamanager van het programma Regie op AI, zoekt PMO voor 24-36 uur p/wk

De volgende werkzaamheden zijn onderdeel van de opdracht:

Inhoudelijk adviseren bij de inrichting van project of programmadossiers;

Het bijhouden van het programma-/projectdossier;

Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de programmamanager;

Ondersteuning bij programma communicatie;

Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement;

Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies;

Inrichten en beheren van projecten- en programmalogs (risico-, wijzigingen-, issuelog);

Voorbereiden van project of programmateam overleggen, stuurgroep vergaderingen en adviesraad vergaderingen;

Plannen en organiseren van overleggen en mogelijk van één of meerdere DUO brede bijeenkomsten;

Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten

Binnen DUO wordt er werk gemaakt van het toepassen van AI om de dienstverlening te verbeteren. Er worden hiertoe al een aantal initiatieven genomen binnen de verschillende directies, echter is er ook geconstateerd dat de regie op het geheel ontbreekt. Het programma Regie op AI gaat hier verandering in brengen door een governance in te richten, door AI initiatieven te begeleiden en door een aantal (technische) randvoorwaarden in te vullen.

De opdrachtgever voor dit programma zijn de CDO’s van DUO en het programma werkt aan AI voor alle directies binnen DUO.

De aanleiding voor het aanvragen van de PMO is de hoeveelheid werk die op het programma en specifiek op de programmamanager afkomt. Er zijn contacten met veel onderdelen van de organisatie en naar verwachting moeten er veel overleggen ingepland worden en voorbereid worden, er moet overzicht worden gehouden over het geheel en er is ondersteuning nodig bij het opstellen van de rapportages, het beheersen van de risico’s en het voorbereiden van de stuurgroepvergaderingen en de adviesraadvergaderingen.

Voor het gehele programma, inclusief de PMO is budget beschikbaar.

HBO werk en denkniveau (3 jaar)

Minimaal 3 jaar ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving (3 jaar)

Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)

Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt

Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig

Initiatiefrijk

Goede samenwerker/verbinder

Aanvullende kennis en ervaring:

IPMA PMO (of IPMA-D) gecertificeerd

Agile PMO gecertificeerd

Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen

Acteren als informatieknooppunt van het programma m.b.t. documentatie;

Ondersteunen programma- projectleden en
-manager(s)

Programma- en/of projectdossier op orde maken;

Reviewen van diverse documentatie;

Beheren van logs (o.a. risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;

Ondersteuning bij inrichten en onderhouden SAP PPM;

Resources koppelen, urenrapportages maken;

Controleren van projecturen en –budget;

Bijdragen aan het opstellen van de programmaplannen en het bijhouden hiervan;

Het verzorgen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eind rapportage);

Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten en bijhouden van acties en besluiten;

Letten op mijlpalen, deadlines en acties.