Projectmanagement ondersteuner • ICT Infrastructuur • Internationale Reislogistiek

Voor een grote organisatie binnen de rijksoverheid zoeken wij een ervaren Projectmanagement Ondersteuner (PMO) die bijdraagt aan de vervanging van ICT-infrastructuur op circa 160 buitenlandse locaties. Je combineert projectmanagementondersteuning met complexe internationale reislogistiek, stakeholdercommunicatie, projectadministratie en rapportages binnen een grootschalig ICT-programma.

Als Projectmanagement Ondersteuner werk je binnen een internationaal ICT-infrastructuurprogramma waarbij de technische voorzieningen op circa 160 buitenlandse locaties worden vervangen. Het programma omvat logistieke, technische en organisatorische werkzaamheden die nauwkeurig op elkaar moeten worden afgestemd.

Je ondersteunt de projectorganisatie bij de planning, communicatie, administratie en rapportage. Een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden is het zelfstandig organiseren en coördineren van internationale dienstreizen voor technische teams die werkzaamheden uitvoeren op de verschillende locaties.

Deze reizen vragen om meer dan het boeken van vliegtickets. Je houdt rekening met complexe reisschema's, combinatiereizen, visumaanvragen, aankomsttijden, rustmomenten en de planning van technische werkzaamheden.

Daarnaast verzorg je projectdocumentatie, stuurgroepstukken, voortgangsrapportages en financiële rapportages. Je werkt nauw samen met projectleiders, planners, technische teams en interne en externe stakeholders.

De nadruk ligt op organisatorische vaardigheden, zelfstandigheid en duidelijke communicatie. Diepgaande technische ICT-kennis is niet noodzakelijk, maar je moet technische overleggen kunnen volgen en op het juiste moment relevante vragen kunnen stellen.

• Ondersteunen van een grootschalig programma voor de vervanging van ICT-infrastructuur op circa 160 buitenlandse locaties.
• Onderhouden en actualiseren van het communicatieplan en de communicatiematrix.
• Coördineren van interne en externe communicatie met projectteams, stakeholders en betrokken locaties.
• Voorbereiden van stuurgroepvergaderingen en verzorgen van agenda's, verslagen en rapportages.
• Opstellen van voortgangsrapportages en financiële rapportages op basis van beschikbare projectgegevens.
• Opstellen en onderhouden van dashboards voor stakeholders en stuurgroepen.
• Organiseren en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van projectadministratie, verantwoording en audits.
• Bijhouden van projectgegevens in systemen zoals FCC, Top Desk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
• Zelfstandig bepalen, organiseren en boeken van internationale dienstreizen voor technische uitvoeringsteams.
• Coördineren van visumaanvragen en bewaken van de voortgang en geldigheid van reisdocumentatie.
• Organiseren van combinatiereizen waarbij meerdere buitenlandse locaties achtereenvolgens worden bezocht.
• Afstemmen van verschillende reisschema's voor teamleden en aanvullende technische specialisten.
• Beoordelen van reisopties op basis van kosten, reistijd, aankomsttijden, rustmomenten en operationele randvoorwaarden.
• Rekening houden met noodzakelijke rustdagen na lange internationale reizen.
• Afstemmen van reisplanning op de beschikbaarheid van locaties en de overdracht van benodigde faciliteiten.
• Zorgen dat de reisplanning aansluit op voorbereiding, migratiewerkzaamheden en nazorg.
• Tijdig verstrekken van volledige en duidelijke reisinformatie aan medewerkers die naar buitenlandse locaties reizen.
• Intensief samenwerken met projectplanning, technische teams en de coördinatie van buitenlandse locaties.
• Signaleren van knelpunten in reislogistiek, communicatie en projectuitvoering en zelfstandig voorstellen doen voor verbeteringen.
• Bewaken van afspraken, voortgang en samenhang tussen de verschillende projectactiviteiten.

• Aantoonbare ervaring met…