Teamhoofd Activiteitencoördinatie

Bij Pro Demos zijn we voor de afdeling Publiek op zoek naar een:

voor gemiddeld 32 uur per week

Bij Pro Demos organiseren we dagelijks educatieve programma’s en activiteiten voor leerlingen, studenten, volwassenen en andere bezoekers. Een goede planning en voorbereiding zijn daarbij onmisbaar. Achter iedere geslaagde activiteit zit een complex samenspel van medewerkers, programma’s, locaties, scholen, partners en logistiek.

Als Teamhoofd Activiteitencoördinatie binnen de afdeling Publiek ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit en ontwikkeling van de processen rondom planning, capaciteit en uitvoering. Je zorgt voor een goede balans tussen de dagelijkse operatie en het verbeteren van de manier waarop we werken.

Je combineert mensgericht leiderschap met inhoudelijke expertise op het gebied van planning, capaciteitsmanagement en operationele processen. Je houdt overzicht, ziet waar het beter kan en weet samen met anderen verbeteringen daadwerkelijk te realiseren.

Als Teamhoofd Activiteitencoördinatie geef je leiding aan de activiteitencoördinatoren en medewerkers van het Klant Contact Center (KCC) - in totaal ca. 15 medewerkers. Je coacht en ontwikkelt medewerkers, voert de gesprekscyclus en zorgt voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Je weet teamleden met elkaar te verbinden, stimuleert eigenaarschap en samenwerking en creëert een professionele en resultaatgerichte werkomgeving. Je leidinggevende is de Manager Publiek, die leidinggeeft aan de 6 teamhoofden publiek.

Je geeft dus samen met 5 collega teamhoofden leiding aan de in totaal circa 150 medewerkers bij de afdeling Publiek.

De activiteitencoördinatoren in je team zijn verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van de concrete planningen en de dagelijkse coördinatie van activiteiten. Jij zorgt voor de kaders, structuur en randvoorwaarden zoals ict-systemen waarbinnen zij hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht over het totale proces en bewaakt de kwaliteit en beschikbare capaciteit.

Je hebt zicht op de samenhang tussen de vraag naar activiteiten, de inzetbaarheid van medewerkers, locaties en andere randvoorwaarden. Je signaleert capaciteitsvraagstukken tijdig en zorgt dat hierop wordt geanticipeerd.

Je zorgt voor een effectief gebruik van interne en externe ict-systemen en gebruikt beschikbare data om capaciteit, prestaties en knelpunten inzichtelijk te maken. Je vertaalt deze inzichten naar concrete verbeteringen en bewaakt de dagelijkse operatie zonder deze over te nemen.

Je analyseert terugkerende knelpunten en werkt samen met het team aan structurele oplossingen. Daarbij stimuleer je medewerkers om zelf met ideeën te komen en zorgt ervoor dat deze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Het is een nieuwe functie binnen Pro Demos. Daarom wordt er van je verwacht dat je initiatief neemt om verder te professionaliseren en de nieuwe manier van werken goed in te bedden en te laten aansluiten bij de organisatie.

Daarnaast lever je vanuit jouw expertise een bijdrage aan organisatiebrede projecten en verandertrajecten. Je adviseert het management over ontwikkelingen op het gebied van planning, capaciteit en operatie en vertegenwoordigt het team in relevante overleggen.

Je werkt nauw samen met de verschillende teams binnen de afdeling Publiek en met andere afdelingen binnen Pro Demos. Je zorgt voor een goede verbinding tussen planning en uitvoering en hebt waar nodig contact met externe partners.

We zoeken een mensgerichte en resultaatgerichte leidinggevende die energie krijgt van een dynamische omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Je houdt overzicht, stelt duidelijke prioriteiten en weet mensen mee te nemen in veranderingen en verbeteringen.

Je combineert aandacht…