Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning

Stichting Beacura | 32–36 uur per week | Hbo-werk- en denkniveau

Stichting Beacura is op zoek naar een Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning die onze organisatie komt versterken.

Wij zoeken een zelfstandige, nauwkeurige en proactieve professional die verschillende administratieve en organisatorische processen kan beheren en coördineren.

In deze veelzijdige functie combineer je zorgadministratie met personeelsadministratie, HR-ondersteuning, personeelsplanning en ondersteuning van het management en bestuur.

Je bent een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat administratieve processen soepel verlopen, belangrijke zaken tijdig worden gesignaleerd en het management en bestuur optimaal worden ondersteund.

Wij zoeken iemand die niet alleen uitvoert, maar ook meedenkt, initiatief neemt, knelpunten signaleert en bijdraagt aan het verder professionaliseren van onze organisatie.

Stichting Beacura biedt langdurige begeleiding en ondersteuning aan volwassenen met complexe psychiatrische problematiek.

Wij richten ons op het bieden van een veilige en stabiele woonomgeving waarin structuur, persoonlijke aandacht en kwaliteit van leven centraal staan.

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Daarom investeren wij voortdurend in deskundigheid, kwaliteit van zorg en het professionaliseren van onze interne processen.

Binnen Beacura werken zorgprofessionals, zorgcoördinatoren, het management en ondersteunende afdelingen nauw met elkaar samen.

Als Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning heb je een breed en afwisselend takenpakket. Je bent verantwoordelijk voor een correcte administratieve verwerking, bewaakt belangrijke processen en ondersteunt de dagelijkse organisatie.

Je zorgt ervoor dat onze zorgadministratie correct, volledig en actueel is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken en controleren van cliëntgegevens en zorgdossiers.
• Administratief verwerken van nieuwe cliënten, mutaties en uitstroom.
• Controleren en bewaken van Wlz-indicaties en beschikkingen.
• Controleren van zorgregistraties op volledigheid en juistheid.
• Bewaken van de geldigheid van indicaties en andere belangrijke documenten.
• Signaleren van ontbrekende documenten en administratieve afwijkingen.
• Contact onderhouden met zorgkantoren en andere betrokken instanties.
• Opstellen van administratieve overzichten en managementrapportages.
• Ondersteunen bij interne controles, audits en kwaliteitsonderzoeken.
• Bewaken en verbeteren van administratieve werkprocessen.

De zorgdeclaraties worden binnen Stichting Beacura extern verzorgd en maken geen onderdeel uit van deze functie.

Je ondersteunt bij het organiseren en administratief beheren van onze personeelsplanning.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Opstellen en bijhouden van maandelijkse personeelsroosters.
• Opstellen en actualiseren van een schaduwrooster voor ziekte en onverwachte personeelsuitval
  .
• Inventariseren van de beschikbaarheid van medewerkers voor mogelijke vervangingsdiensten.
• Verwerken van verlofaanvragen, ziekmeldingen en roosterwijzigingen.
• Signaleren van mogelijke personeelstekorten.
• Afstemmen van de planning met zorgcoördinatoren en het management.
• Controleren van contracturen, gewerkte uren en eventuele afwijkingen.
• Rekening houden met de Arbeidstijdenwet, rusttijden en toepasselijke cao-afspraken.
• Bijhouden van de personeelsplanning in de daarvoor bestemde software.

De daadwerkelijke inzet van vervangend personeel wordt afgestemd met de zorgcoördinatoren en het management. Jouw verantwoordelijkheid ligt bij een goede voorbereiding, een actueel overzicht en een betrouwbare roosteradministratie.

Naast de zorgadministratie ondersteun je bij de dagelijkse personeelsadministratie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Registreren en verwerken van ziekmeldingen en herstelmeldingen in de HR-software.
• Administratief bijhouden van ziekteverzuim.
• Signaleren en bewaken van administratieve acties rondom verzuim.
• Verwerken van verlofaanvragen en personeelsmutaties.
• Bijhouden en actualiseren van digitale personeelsdossiers.
• Ondersteunen bij de administratieve onboarding van nieuwe medewerkers.
• Controleren van benodigde documenten, zoals diploma's, VOG's en relevante…