Admin Finance

Job opportunity for Admin Finance at BCL Beauty Supplies in KOTA DENPASAR, BALI, Indonesia.

Kualifikasi:

JOB DESCRIPTION — FINANCE ADMINA. Administrasi Transaksi Keluar

• Mengumpulkan dan merapikan seluruh dokumen transaksi keluar perusahaan.
• Memastikan setiap pembayaran memiliki dokumen pendukung yang sesuai, seperti: invoice atau tagihan; purchase order; bukti penerimaan barang atau jasa; bukti persetujuan (approval dari releaser/manager) bukti pembayaran.
• Mengelompokkan transaksi berdasarkan tanggal, vendor, kategori biaya, divisi, dan metode pembayaran.
• Menindaklanjuti dokumen transaksi yang belum lengkap kepada divisi terkait.

• Mengumpulkan dan merapikan seluruh data serta dokumen transaksi masuk perusahaan.
• Memastikan penerimaan dana dapat dihubungkan dengan sumber transaksi yang benar, seperti: penjualan; pembayaran piutang; pembayaran client; refund vendor; penerimaan lainnya.
• Memeriksa kesesuaian nominal, tanggal, nama customer atau pihak terkait, serta bukti transfer.
• Mengidentifikasi dan melaporkan transaksi masuk yang belum diketahui sumbernya.

• Memeriksa apakah setiap transaksi benar-benar terjadi dan memiliki dasar yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Melakukan pencocokan antara: permintaan pembayaran; invoice; PO; barang atau jasa yang diterima; bukti pembayaran; data pada sistem atau laporan terkait.
• Menandai transaksi yang memiliki selisih, duplikasi, dokumen tidak lengkap, atau indikasi tidak wajar.
• Melakukan klarifikasi kepada divisi terkait sebelum transaksi dinyatakan lengkap dan valid.
• Menyimpan dokumen secara rapi agar mudah dicari dan diaudit kembali.

• Membuat faktur pajak untuk transaksi yang memerlukannya berdasarkan data dan arahan yang telah disetujui.
• Memastikan data faktur pajak sesuai dengan: identitas customer; NPWP atau NIK; nominal transaksi; tanggal transaksi; objek transaksi.
• Menyimpan dan mengarsipkan faktur pajak beserta dokumen pendukungnya.
• Berkoordinasi dengan konsultan pajak atau pihak terkait apabila terdapat kendala atau koreksi.

• Membuat daftar transaksi masuk dan keluar secara rutin.
• Melaporkan transaksi yang: belum memiliki dokumen; belum dapat diverifikasi; memiliki selisih; berpotensi tercatat ganda; memerlukan tindak lanjut.
• Memberikan update tanpa harus dikejar sampai dokumen dan transaksi memiliki status yang jelas.

• Menyusun jadwal pembayaran kepada vendor sesuai dengan jatuh tempo dan ketentuan yang berlaku.
• Menyiapkan pembayaran vendor setelah seluruh dokumen dan persetujuan dinyatakan lengkap.
• Melakukan pembayaran kepada vendor sesuai nominal, rekening tujuan, dan waktu yang telah disetujui.
• Memastikan setiap pembayaran memiliki bukti transfer yang terdokumentasi dengan baik.
• Melakukan update status pembayaran pada daftar hutang (Account Payable).
• Berkoordinasi dengan vendor maupun divisi terkait apabila terdapat kendala pembayaran.

• Finance Admin bertanggung jawab atas: kelengkapan dokumen; kerapian data; pencocokan awal; validasi keberadaan transaksi; pengarsipan; pembuatan faktur pajak administratif; pelaporan transaksi bermasalah.
• Melakukan pembayaran setelah memperoleh approval sesuai matriks otorisasi.