Managementassistent | Gemeente

Als managementassistent ben jij een belangrijk aanspreekpunt voor collegeleden. Je ondersteunt hen bij uiteenlopende vragen en verzoeken, zorgt dat acties worden opgepakt en bewaakt de voortgang. Daarbij houd je overzicht, stel je prioriteiten en zorg je ervoor dat bestuurders en collega’s beschikken over de juiste informatie op het juiste moment.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij vragen en verzoeken.
• Verzamelen van informatie, uitzetten van acties en afstemmen met interne en externe contacten.
• Beheren van complexe agenda’s en plannen van interne en externe afspraken.
• Organiseren van vergaderingen, inclusief uitnodigingen, vergaderruimtes, catering en faciliteiten.
• Opstellen en verzorgen van vergaderagenda’s en bijbehorende stukken.
• Bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken.
• Behandelen van telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en waar nodig management.
• Ontvangen van bezoekers en gasten op een professionele en gastvrije manier.
• Ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat en werkzaamheden overnemen bij afwezigheid.
• Werken met Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om processen slimmer en efficiënter in te richten.